Fijn, vakantietijd! De kans is groot dat je binnen nu en 8 weken in je zwembroek of zwempak aan het strand ligt. Of misschien kies je liever voor een actieve of culturele vakantie. In elk geval is het slim om goed na te denken over hoe je bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie. Drie weken compleet offline of blijf je liever stand-by voor bepaalde klanten of collega’s? Hoe stel je jouw telefonie en e-mail op een professionele manier in?
- Telefonie instellen voor vakantie
Voor het instellen van je telefonie kun je veel kanten op. Je kunt de beller meteen of via een keuzemenu uit laten komen in je voicemailbox. Deze functies zijn allemaal inbegrepen bij je Hosted VoIP abonnement. Je kunt ze ook standaard opnemen in je belplan.
Tijdelijk keuzemenu
Een tijdelijk keuzemenu kan een slimme uitkomst zijn tijdens de vakantietijd. Hierbij hoort de beller bijvoorbeeld de volgende tekst: “Ik ben op vakantie van 5 t/m 20 augustus en zal slechts af en toe mijn voicemail afluisteren. Toets 1 om een voicemailbericht in te spreken. Toets 2 om te worden doorverbonden naar mijn collega __.” De voicemailtjes die je binnenkrijgt tijdens je vakantie, kan je natuurlijk ook laten uitkomen in je e-mailbox.
Doorschakelen na afwezigheidsbericht
Maak je gebruik van Hosted VoIP, dan kun je ook per telefoonnummer of extensie een voicemailbericht instellen. De beller kan dan na het korte afwezigheidsbericht worden doorgeschakeld naar een collega.
Selectieve bereikbaarheid
Wil je alleen bij spoed bereikbaar zijn voor je collega’s en niet voor klanten? Dan kun je een whitelist aanmaken voor de groep die je wel mag bellen. Of juist een blacklist als je bepaalde mensen niet wilt spreken in de vakantietijd.
Openingstijden
Is jouw hele bedrijf minder bereikbaar binnen een bepaalde periode? Zorg dan dat dit goed vermeld is. In elk geval op je website, maar misschien ook in je keuzemenu. En als je in je belplan gekozen hebt voor een antwoordapparaat buiten openingstijden, vermeld het hier dan ook.
- Je e-mail instellen voor vakantie
Wel of geen e-mail ontvangen? En als je de mailtjes wel leest, wanneer kan de mailer dan een reactie verwachten? Communiceer dit duidelijk met de Out of Office functie.
Voorbeeld Out of Office
Een persoonlijke melding kan er zo uit zien als je niet bereikbaar bent:
“Van 5 t/m 20 augustus ben ik afwezig en kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden. Kan uw vraag niet zolang blijven liggen, dan kunt u contact opnemen met mijn collega __ via het nummer __ of per e-mail __.”
Of als je wel deels bereikbaar wilt zijn:
“Van 5 t/m 20 augustus ben ik minder bereikbaar. Wel zal ik zo nu en dan mijn e-mail bekijken en telefoontjes beantwoorden. Als u echter meteen antwoord nodig hebt op uw vraag, raad ik u aan contact op te nemen met mijn collega __ via het nummer __ of per e-mail __.”
Voorbeeld regels voor Postvak IN
Heb je een aantal belangrijke klanten waarvan e-mails direct kunnen worden opgepakt door een collega? Of wil je tijdens de vakantietijd juist alle nieuwsbrieven meteen naar je prullenbak bonjouren? Maak dan gebruik van de Outlook-functie Regels voor Postvak IN.
Je voert een afzender in en daarna geef je aan wat er met deze mails moet gebeuren. Bijvoorbeeld de mail verwijderen, de mail doorsturen naar je collega of het bericht omleiden naar je collega. Bij deze laatste optie komt het mailtje niet in jouw mailbox en hoef je jezelf er dus niet druk om te maken.
Hulp nodig bij het instellen? Bel ons op 088 – 25 50 100 en we helpen je graag. Boven alles is het natuurlijk het belangrijkste dat jij tijdens je vakantie voldoende uitrust zodat je na de tijd weer fris en fruitig op het werk verschijnt. We wensen je een hele fijne vakantie toe!
Interessante links
Je mobiele data werkt niet ? Dit moet je doen
Onbeperkt bellen naar buitenland.
E Book veilig online zaken doen.
Zo krijg je inzicht in je mobiel dataverbruik.
Roaming EU landen per provider.