Bij hallo, krijgen we vaak de vraag wat de prijs is van een online werkplek en misschien nog belangrijker, wat is de Return On Investment. Niet alleen voor kostenbesparing, maar bijvoorbeeld ook om de concurrentie voor te blijven. Ontdek in deze blog hoe je de prijs en Return On Investment (ROI) van jouw online werkplek berekent en met welke factoren deze te maken hebben.

Stap 1. Zorg dat jouw online werkplek strategie aansluit op jouw organisatiedoelen

Voor dat je de hele overstap gaat maken naar een online werkplek moet je beginnen bij het begin. Het begin is het bepalen van het doel van jouw organisatie om de online werkplek in te richten. En welke mate draagt de online werkplek bij aan het behalen van de organisatiedoelen? Zo kan het voor scholen een doel zijn om efficiënter te werken en meer overzicht te creëren door alle informatie en documenten samen te brengen in één portaal. Volgens het onderzoek van Harvard Business Review draagt dit bij aan de productiviteit van een organisatie. Dit is ook één van de vijf doelen voor organisaties om over te stappen naar een online werkplaats.

ROI van jouw online werkplek

Stap 2. Onderzoek de wensen van jouw werknemers

Nu de online werkplek is afgestemd op de organisatiedoelen gaan we kijken naar de wensen van de werknemers. Wat willen zij terugzien in een online werkplek en wat absoluut niet? Aan de hand van het onderzoek ontdek je hoe sommige bedrijfsprocessen verbetert kunnen worden. Zo kan je bijvoorbeeld de optie van een flexplek bieden waardoor werknemers op afstand sneller kunnen handelen op bepaalde situaties. Hoe lang zo’n onderzoek duurt hangt af van de bedrijfscultuur, maar ook de bedrijfsgrootte. Een groot onderdeel van het onderzoek is gefocust op IT-architectuur en het applicatie landschap.

Een online werkplek richt zich voornamelijk op het samenbrengen van alle applicaties, informatie en communicatie op één locatie. Daarom heeft de IT-afdeling of een Managed Service Provider een leidende rol in het onderzoek naar de juiste technische keuzes. Zo kan de integratie van de huidige IT-investeringen die organisatie willen behouden ontwikkeld worden dankzij een veilige werkplek. Daarnaast onderzoeken de IT-afdeling welke migraties er plaats moeten vinden om de afgesproken doelen te behalen.

Stap 3. Migratie- en infrastructuurkosten en -besparingen

Nadat jouw team de huidige en toekomstige IT-omgeving heeft verkend, is het mogelijk om de kosten en besparingen van de migratie en infrastructuur te berekenen. Dit is ook een factor die grotendeels afhangt van jouw huidige situatie. Een grote enterprise organisatie bijvoorbeeld, met een traditionele fileserver die vol staat met grote bestanden en mappen met meer dan 5.000 items per overzicht, die graag naar SharePoint online zou willen, heeft hogere migratiekosten voor hun documenten dan een kleine MKB’er die geen traditionele documentenoplossingen heeft maar wel al in Office 365 werkt.

Ondanks dat niet alle bedrijven al hun bestanden van hun fileserver naar SharePoint willen migreren, of daar nog niet klaar voor zijn, is het wel belangrijk om je bewust te zijn van de kosten. Jouw IT-afdeling of Managed Service Provider kan jou een inschatting geven van deze kosten. De juiste keuzes op het gebied van migratie en infrastructuur kunnen bijdragen aan concurrentievoordeel. Als je de hallo, online werkplek gebruikt kun je bijvoorbeeld veel besparen op jouw Office 365 licenties.

Integreer zowel SaaS als hosted applicaties met de online werkplek

Om de concurrentie voor te blijven, implementeren steeds meer organisaties een SaaS-first of SaaS-only strategie. Dit wil zeggen dat ze traditionele software vervangen met online gebaseerde software. Als je de hallo, online werkplek gebruikt, kun je zowel jouw SaaS als hosted applicaties integreren in een flexibele online werkplek en ze aanbieden op basis van iemands rol, locatie, apparaat en meer.

Stap 4. Hardware, licentie en trainingskosten

Laten we alles migreren en dan zijn we klaar! Of niet? Hier kunnen we het volgende antwoord op geven: “Hangt ervan af.”

Welke kosten jij bespaart door afstand te nemen van oude apparaten en printers of welke kosten je juist maakt door de aanschaf van nieuwe laptops en printers, is weer afhankelijk van de doelen van jouw online werkplek. Als je op dit gebied de juiste keuzes maakt, kan dit bijdragen aan inkomstengroei. En natuurlijk heeft een online werkplek onder andere te maken met de branche en cultuur waarin jouw organisatie zich bevindt. Dit is voor iedere organisatie weer anders.


Ook zijn niet alle online werkplekken makkelijk in gebruik voor elke gebruiker. Hoewel wij ons richten op het vooruit helpen van mensen door hun werk te vereenvoudigen met een flexibele online werkplaats, kiezen sommige organisaties voor een werkplek die enige training vereist. Als je echter alle werkplekken evalueert en gebruikerssessies organiseert voordat je een technologie-keuze maakt, kun je mogelijk besparen op trainingskosten.

Stap 5. Het berekenen van de ROI van jouw online werkplek

We zijn aangekomen bij het leukste gedeelte: de ROI van jouw online werkplek. Terwijl sommige bedrijven een ROI bereiken in slechts drie maanden door hun infrastructuurkosten te verlagen, hangt het er vanaf waar je vandaan komt en naartoe gaat. Het is hierbij belangrijk om rekening te houden met het doel van jouw organisatie en wat je wilt bereiken met een online werkplek. Voor de gehele uitleg over de berekening van de ROI van jouw online werkplek verwijzen we je graag door naar onze whitepaper.

Meer weten?