3CX extensies - inzicht en opschoning

1. Inventariseren: Hoeveel actieve extensies zijn er?

Om een goed overzicht te krijgen van wat er momenteel in gebruik is, log je in op de 3CX Web Client met je Administrator-gegevens.

Ga vervolgens naar de Admin Console (het tandwiel-icoontje linksonder).

Na inloggen op je 3CX centrale zie je op het dashboard (onder system information) het totale aantal gebruikers/extensies staan (bijv. "User/Ext 25 / 15" !). Staat hier een blauw uitroepteken achter dan zijn er te veel extensies. In dit geval zijn er 25 extensies aanwezig waar de licentie er slechts 15 toestaat.

2. Onderzoek: Welke extensies kunnen weg?

1. Klik in het linker-menu op Users (Gebruikers).
2. Status checken: * Kijk naar de statusbolletjes voor de namen. Groen betekent geregistreerd (actief op een toestel of app). Grijsbetekent dat de extensie momenteel niet verbonden is. Let op: een grijze extensie kan nog steeds "actief" zijn in de zin dat hij een licentieplek of nummer bezet houdt.

Voordat je gaat verwijderen, moet je bepalen welke nummers in aanmerking komen voor verwijdering. Concentreer je op de grijze vierkantjes voor de gebruikers en overleg intern of deze nog worden gebruikt.

Check A: Dubbele apparaten

Kijk of er extensies zijn aangemaakt voor apparaten die inmiddels via de 3CX App werken. Soms hebben medewerkers een aparte extensie voor hun bureautoestel én een aparte voor hun mobiel, terwijl 3CX dit prima op één extensie kan afhandelen.

Check B: Systeem-extensies (Niet verwijderen, tellen niet mee voor de FUP)

Let op dat je geen functionele extensies verwijdert die geen persoon zijn, zoals:

• Call Queues (Wachtrijen)
• Digital Receptionists (IVR/Keuzemenu's)
• Ring Groups (Belgroepen) Deze vind je meestal in een aparte sectie onder "Call Management".

3. Opschonen: Stappenplan voor verwijdering

Heb je de lijst met overbodige extensies klaar? Volg dan deze stappen voor een veilige opschoning:

Stap 1: Back-up maken

Voordat je grootschalig gaat wissen, maak altijd eerst een back-up.

• Ga naar Admin > Backup and Restore.
• Maak een directe back-up (zonder voicemails/opnames om tijd te besparen) zodat je bij een fout snel terug kunt.

Stap 2: Gebruikers verwijderen

1. Ga terug naar Users.
2. Selecteer de extensies die weg mogen door het vinkje voor de naam aan te klikken.
3. Klik op de knop Delete (Prullenbak-icoon) bovenaan de lijst.
4. Bevestig de verwijdering.

4. Tips voor een schone centrale

• Groeperen: Gebruik Departments (Afdelingen) om extensies te categoriseren. Dit maakt het makkelijker om te zien wie waarbij hoort.
• CSV-Export: Als je heel veel extensies hebt, klik dan in het Users-scherm op Export. Je krijgt een Excel-lijst die veel sneller te scannen is op fouten of dubbelingen dan de webinterface.
• Toestellen opschonen: Als een extensie gekoppeld was aan een fysiek toestel (Yealink, Fanvil, etc.), blijft de configuratie soms hangen in de Phones-sectie.
  • Ga naar Admin > Phones.
  • Selecteer de telefoons die nu op "Unassigned" staan en verwijder deze uit de lijst. Dit voorkomt dat ze zichzelf opnieuw proberen aan te melden met oude gegevens.

5. Ongebruikte nummers vinden via Call Logs

In de 3CX beheeromgeving kun je rapporten trekken die laten zien welke extensies de afgelopen periode (bijv. 30 of 90 dagen) geen enkel gesprek hebben gevoerd of ontvangen.

1. Ga in de Admin Console naar Reports (Rapporten).
2. Kies voor Add (Toevoegen) om een nieuw rapport te maken.
3. Selecteer het rapporttype: Extension Statistic Report of User Activity Graph.
4. Configuratie:
• Period: Zet deze op "Last 90 days" (of langer als je zeker wilt zijn).
• Extensions: Selecteer alle extensies (All Extensions).
5. Klik op Schedule Report of Run Now.
6. Analyse: Download het rapport (meestal PDF of CSV). Zoek naar extensies met "0" bij Total Calls. Dit zijn je primaire kandidaten voor verwijdering.

7. De "Grote Schoonmaak" checklist

Voordat je de definitieve "Delete" knop indrukt, loop nog even langs deze vier punten:

• Systeem-afhankelijkheden: Controleer of de extensie die je wilt verwijderen niet stiekem de "bestemming bij geen gehoor" is van een hoofnummer of een keuzemenu. Als je de extensie wist, kan de beller in een 'dead end' terechtkomen.
• Voicemails: Zitten er op de te verwijderen extensie nog belangrijke voicemails? Sla deze op of stuur ze door naar een algemeen mailadres voordat je de box wist.
• Nummerplan: Als je extensies verwijdert (bijv. 102, 105, 110), ontstaan er gaten in je reeks. Maak een simpel lijstje (bijv. in een Notepad-bestand of Excel) van de vrijgekomen nummers. Dit is handig voor als er volgende week een nieuwe collega begint.
• M365 / Google Directory Sync filter:
  Als je een koppeling met Microsoft of Google aan hebt gezet dan kan het zijn dat je al je gebruikers synchroniseert naar 3CX, misschien is dit helemaal niet nodig. Door dit goed te filteren worden niet alle M365 gebruikers ook een 3CX extensie.