Zo gebruik je aparte vergaderruimten (Breakout rooms) binnen Teams vergaderingen

Wat is eigenlijk een aparte vergaderruimte binnen Teams? Dit zijn kleine subvergaderingen binnen een online vergaderingen. Handig voor een klas maar ook zeker voor jou en je collega’s. Zo kunnen jullie bijvoorbeeld als team brainstormen en bevorder je het online samenwerken.

Om bij de ‘aparte vergaderruimten’ te komen druk je als organisator van een online vergadering op het icoontje met de twee blokjes in elkaar.

Als organisator van een vergadering kan je maximaal 50 ruimtes aanmaken. Je kunt eenvoudig ervoor kiezen de deelnemers handmatig of automatisch toe te wijzen aan een groep. Hieronder leggen we dit kort uit.

Kies het aantal ruimtes dat je nodig hebt en kies voor ‘automatisch toewijzen‘.

Nog voordat de vergadering is gestart kun je de ruimtes alvast klaarzetten. Eventueel kan je ook de naam wijzigen van de ruimtes. Dit doe je door op de drie puntjes naast ‘vergaderruimte 1‘ te klikken. Dit is pas zichtbaar als je er met je muis op staat.

Zodra iedereen aanwezig is in de hoofdvergadering kun je gaan starten met de aparte vergaderingen. De deelnemers zijn al automatisch toegewezen aan een van de aparte vergaderruimten. Om de aparte vergaderruimten te starten klik je op ‘start vergaderruimten‘.

Net als bij automatisch kun je bij handmatig ervoor kiezen de ruimtes alvast klaar te zetten. Wijzig de naam van de ruimtes zoals je wil. Dit doe je door op de drie puntjes naast ‘vergaderruimte 1‘ te klikken.

Zodra iedereen binnen is kun je de deelnemers toegewezen aan de vergaderruimten. Wil je starten met de aparte vergaderingen? Klik dan op ‘Start vergaderruimten‘.

Je hebt als organisator de controle en je kan deelnemers ieder moment uit een aparte vergaderruimte halen en vervolgens weer in een andere vergaderruimte zetten. Maar je kunt ook vergaderruimten sluiten of juist aanmaken.

Als organisator kun je ook toe treden tot een discussie. Ga hiervoor naar de drie puntjes naast de vergaderruimte waarin jij toe wil treden. Je komt dan in een door jou opgezette vergaderruimte terecht. Wil je hier weer uit? klik dan op ‘Verlaten’. Je blijft dan wel in de hoofdvergadering.

Is het tijd om weer terug te gaan naar de hoofdvergadering of wil je iets melden? Stuur een aankondiging naar de aparte vergaderruimten. Hierin kan je bijvoorbeeld aangeven dat ze nog enkele minuten te gaan hebben.

Is het tijd om iedereen weer terug te halen naar de hoofdvergadering? Klik hiervoor op ‘Sluit vergaderruimten‘. Het kan zijn dat dit even duurt.

Als organisator kun je er ook voor kiezen dat deelnemers zelf de keuze hebben om terug kunnen keren naar de hoofdvergadering. Of misschien heb je dit liever niet. Als dit wel gewenst is, kun je dit aanpassen door op de drie puntjes naast ‘Aparte vergaderruimten‘ te klikken.

• Zet niet teveel mensen in een brainstormsessie. Je wil natuurlijk wel dat iedereen elkaar kan verstaan.

• Wil je de groep handmatig verdelen? Bedenk dan van te voren wie je in welke groep gaat zetten. Dit scheelt weer tijd en onnodig wachten.

• Deel regelmatig door middel van een aankondiging hoe lang de groep nog heeft.

• Voordat je iedereen terug haalt naar de hoofdvergadering, geef de deelnemers de tijd om af te ronden.

Alleen organisatoren van vergaderingen kunnen brainstormsessies aanmaken. Als deze functie er niet bij staat, controleer dan of de nieuwe vergaderervaring is ingeschakeld (Teams -> Instellingen -> Algemeen -> Vink ‘Nieuwe vergaderervaring inschakelen‘ aan).

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.