Eindejaarschecklist: klaar voor een nieuw jaar

De laatste weken van het jaar voelen altijd anders. Projecten worden afgerond, collega’s en klanten nemen vrij en de blik gaat op het nieuwe jaar. Tussen alle borrels, vakantieplannen, oliebollen en kerstvieringen door schieten er nog weleens wat zaken bij in. Omdat iedereen het nieuwe jaar goed wil beginnen, hebben wij deze handige eindejaarscheck voor bedrijven opgesteld. Want een beetje aandacht en vooruitkijken maakt het verschil tussen met een gerust hart de deur van het kantoor dichttrekken óf in januari in de chaos starten.

December is vaak een georganiseerde chaos. Iedereen heeft andere vrije dagen, andere verantwoordelijkheden en een andere planning. Zorg voor een overzicht! Voor jezelf en voor je klanten. Spreek af:

• wie is wanneer bereikbaar

• wie beheert welke mailbox of telefoon

• welke klanten hebben extra aandacht nodig

• hoe ga je om met dringende klantverzoeken

• wie is verantwoordelijk bij spoed of onverwachte situaties

Voorkom misverstanden, maak duidelijk bij wie klanten en collega’s terechtkunnen en zorg ervoor dat niemand onbedoeld aan de bak moet tijdens de vakantie.

Bedrijven die vóór de kerstvakantie grondig opruimen, beginnen het nieuwe jaar beter. De praktijk wijst uit dat het in januari weer sneller ‘business as usual’ is, als je een schoon kantoor binnenstapt. Denk aan: 

• opgeruimde bureaus en lege werkplekken

• documenten veilig opbergen of vernietigen

• keukens, koelkasten en gemeenschappelijke ruimtes leeg en fris

• apparatuur afgestoft en netjes opgeborgen

Klinkt als iets kleins, maar het effect is groot. Een kantoor dat schoon oogt en opgeruimd voelt nodigt uit om meteen weer aan het werk te gaan.

Apparaten die blijven draaien terwijl niemand aanwezig is, dat is vragen om problemen (en onnodige kosten). Wees je bewust van veiligheid en je elektriciteitsrekening. Een aantal aandachtspunten: 

• zorg dat laptops uitgelogd en opgeborgen zijn

• schakel schermen, dockingstations en andere apparaten uit

• controleer servers en belangrijke systemen

• haal stekkers die niet écht nodig zijn uit het stopcontact

Die printer hoeft echt niet op stand-by te staan. Zet ‘m uit. Veel bedrijven zetten zelfs verlichting en verwarming bewust lager om energie te besparen. Kleine moeite, grote impact.

Niets zo irritant als klanten die tussen kerst en oudjaar alsnog je vaste nummer proberen te bellen, maar geen idee hebben wanneer je weer beschikbaar bent. Zorg dat je telefonisch klaar bent voor de feestdagen:

• aangepaste openingstijden in je telefoniesysteem

• een vakantiebericht met heldere verwachting

• doorschakelen bij noodgevallen

• vooraf testen of alles ook werkt zoals bedoeld is

Een kleine check maakt een groot verschil in klantbeleving. En voorkomt appjes of mailtjes waar niemand op zit te wachten op z’n vrije dag.

Laat je digitale werkplek en cloudomgeving nét zo netjes achter als je bureau.

• sla openstaande documenten op

• rond concepten af en ruim de mappenstructuur op

• log uit op gedeelde apparaten

• check of automatische synchronisatie werkt

Een snelle controle van de cloud voorkomt dat je teams in januari door een digitale wirwar moeten ploegen voordat ze echt kunnen beginnen.

Het einde van het jaar betekent voor veel ondernemers ook: overzicht creëren. Overzicht zorgt voor rust. Dat betekent: 

• uitstaande facturen en offertes nalopen (en opvolgen)

• inkomende betalingen verwerken

• afspraken met leveranciers controleren

• abonnementen en licenties checken

Het voelt misschien als een ‘moetje’, maar niets geeft meer grip op een nieuw jaar dan een administratie die klopt.

Mailbox opgeschoond en gaatje in de agenda? Mooi. Dan heb je tijd voor een paar praktische zaken die je al een poosje voor je uitschuift. Inventariseren dus. Hoe zit het met: 

• toners, kantoorartikelen, kabels

• headsets of apparatuur die aan vervanging toe is

• batterijen, paperclips en andere onmisbare kantoorartikelen (lees: koffie)

• EHBO- en BHV-voorzieningen

Het kost even tijd, maar je kantoor is wel meteen klaar voor Q1!

Zorg dat iedereen weet wat ze van je kunnen verwachten. Eén helder bericht voorkomt veel mailtjes en onnodige belletjes tijdens je vakantie. Communiceer: 

• gewijzigde openingstijden

• reactietijden (en een storingsnummer)

• procedure bij noodgevallen 

• planning voor de herstart in het nieuwe jaar

Het managen van klantverwachtingen begint bij voorspelbaarheid en duidelijkheid.

Veel bedrijven slaan deze stap over, terwijl het de stress in januari enorm vermindert. Maak vóór de vakantie al een lijst: 

• wat moet prioriteit krijgen op de eerste werkdag

• welke projecten moeten als eerst worden opgepakt

• welke klanten krijgen meteen een belletje of mailtje

• hoe je omgaat met de stroom aan ontvangen mails

Begin het nieuwe jaar niet met achterstand, maar met overzicht.

Wie het jaar slim afsluit, gaat met een gerust gevoel op vakantie – én is klaar voor een vliegende start in januari. Een kantoor dat netjes, veilig en rustig achterblijft, geeft je juist de ruimte waar het in deze periode van het jaar om gaat: even alles los laten. Meer weten over hoe je veilig op kerstvakantie gaat? Lees dan ook onze security-tips voor een veilige, feestelijke vakantie! 

Bij Hallo kijken we altijd vooruit. Want wat nu goed voor je werkt, dat moet ook in het nieuwe jaar zo blijven. Daarom denken we met je mee over bereikbaarheid, werkplekken, cloudoplossingen, veiligheid, zakelijk internet en telefonie. Alles wat je in staat stelt om georganiseerd, veilig en goed te werken.

Meer weten of gewoon eens inchecken? We vertellen je graag meer over hoe wij het nieuwe jaar voor jou nu al tot een succes maken. Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt. Hallo, beste wensen!