Deze 20 bedrijfsprocessen optimaliseer je met AI

De boekhouding is bij uitstek een plek waar nauwkeurigheid telt en mensenwerk foutgevoelig is. AI is nooit cijferblind omdat het te lang naar een scherm met cijfers heeft getuurd. Met deze vijf procesoptimalisaties loopt jouw administratie snel op rolletjes.

1. Factuurverwerking: laat AI facturen uitlezen en kernvelden herkennen, zoals leverancier, bedrag en datum. Met Power Automate en AI Builder kun je dit proces vaak automatiseren richting je boekhoudpakket, mits er een geschikte koppeling is.

2. Onkosten en declaraties: maak declareren eenvoudiger door bonnetjes te laten uitlezen en automatisch te laten indienen voor goedkeuring. In de Microsoft 365-omgeving kan dit vaak via Power Apps en Power Automate, afhankelijk van je declaratieproces en de beschikbare integraties.

3. Contracten en voorwaarden: gebruik AI om contracten samen te vatten en aandachtspunten te markeren, zoals opzegtermijnen en indexatie. Dit werkt goed wanneer documenten centraal staan in SharePoint of OneDrive en de rechten goed zijn ingericht.

4. Rapportages en managementupdates: laat AI teksten opstellen op basis van rapportages uit Excel of Power BI, zodat je sneller van cijfers naar een begrijpelijke update gaat. Dit vraagt wel om goede brondata en duidelijke definities.

5. Afwijkingen in cijfers signaleren: gebruik Power BI om trends en uitschieters zichtbaar te maken en alerts in te stellen. AI kan hierbij ondersteunen met inzichten, maar het blijft belangrijk dat iemand de context kent en conclusies controleert.

Je accountmanagers willen verkopen en met relaties bezig zijn, niet met administratie. Je marketingafdeling met creativiteit, niet met het opknippen van een blogartikel in Linkedin-posts. Hier zijn 5 optimalisatietips voor sales en marketing:

6. Lead scoring: laat data bepalen welke prospects de meeste kans van slagen hebben, zodat sales zich richt op de warmste leads.

7. Slimme offertes: op basis van je notities en klantdata genereert AI (bijvoorbeeld via Copilot) een gepersonaliseerde offerte, inclusief de juiste voorwaarden.

8. E-mail assistentie: krijg je een standaardvraag? AI kan direct een passend antwoord voorstellen in je eigen toon, die je met één klik verstuurt of aanpast.

9. Gespreksnotities en follow-up: met behulp van AI rolt er direct na je meeting een transcriptie én een lijst met actiepunten uit. 

10. Contentcreatie: van een blog naar een LinkedIn-post of nieuwsbrief? AI (her)schrijft je content moeiteloos naar verschillende formats voor elk kanaal, passend bij je doelgroep en propositie.

Hoeveel tijd gaat er verloren aan dingen zoeken en regelen? Wanneer de basis goed staat, kan AI je hier goed van dienst zijn. Onderstaande vijf processen zijn met AI goed te optimaliseren. Scheelt weer een hoop tijd en frustratie.

11. Inbox structureren: laat Copilot helpen met prioriteren, samenvatten en conceptantwoorden. Dit werkt pas echt prettig wanneer je mailboxen en gedeelde inboxen logisch zijn ingericht en rechten goed staan.

12. Documenten doorzoeken: in plaats van zoeken, speuren en graven in mappen kan je AI vragen stellen over je eigen documenten. Mits je digitale werkplek goed is ingericht, helpt AI je snel de juiste informatie te vinden.

13. Documenten vertalen: AI helpt om documenten en presentaties snel te vertalen, zonder dat je opnieuw hoeft op te maken. Dat werkt vooral prettig voor organisaties die internationaal samenwerken.

14. Presentaties bouwen: zet een Word-document of een paar bulletpoints met één prompt om in een professionele PowerPoint-presentatie.

15. Plannen en roosteren: Complexe roosters met parttimers en vakanties? AI puzzelt in seconden de optimale bezetting in elkaar

Ook aan de achterkant van je bedrijf valt veel te winnen, zeker op het gebied van veiligheid en medewerkerstevredenheid. Vijf quick-wins die je hierbij helpen:

16. Slimme kandidaatselectie: AI helpt cv’s en profielen snel te rangschikken op basis van vaste criteria, zodat je minder tijd kwijt bent aan screening en sneller met passende kandidaten spreekt.

17. Gestroomlijnde onboarding: bouw een onboardingflow met welkomstmails, taken voor de eerste weken, belangrijke documenten en vaste check-in-momenten.

18. Interne kennisbank: een chatbot getraind op je eigen handboeken geeft medewerkers direct antwoord op vragen als ‘Hoe declareer ik reiskosten?’ of ‘Wat is het thuiswerkbeleid?’.

19. Servicetickets slimmer routeren: AI helpt om meldingen automatisch te categoriseren en toe te wijzen, zodat IT sneller bij de juiste vragen uitkomt en gebruikers sneller worden geholpen.

20. Security monitoring: AI kan afwijkend gedrag, bijvoorbeeld ongebruikelijke inlogpogingen of verdachte downloads, veel sneller herkennen. In Microsoft-omgevingen kan dit vaak via Microsoft Defender, Entra ID en Sentinel, maar de inrichting en opvolging bepalen het echte effect.

De kracht van succesvolle automatisering zit in de keuze: waar verliest jouw team nu de meeste energie? Daarom werkt een aanpak die klein begint, goed uitlegt en mensen meeneemt vrijwel altijd beter dan een brede uitrol zonder begeleiding. Bij Hallo leveren we toepassingen aan MKB-organisaties en helpen we je om dit soort optimalisaties verantwoord in te richten, inclusief security, governance en adoptie. Zo haal je rendement uit AI, zonder dat het extra risico oplevert of stress geeft.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.