AI-beleid voor bedrijven: zo maak je AI-afspraken

Een AI-beleid bestaat uit afspraken en richtlijnen over het gebruik van AI-tools binnen een organisatie. Het beschrijft hoe medewerkers AI mogen inzetten in hun werk, welke grenzen daarbij gelden en wie verantwoordelijk is voor de uitkomsten. Een goed AI-beleid gaat niet alleen over technologie. Het gaat over gedrag, verantwoordelijkheid en bewust gebruik. Het beleid gaat niet alleen over tools die zijn goedgekeurd of toegestaan binnen een bedrijf. Ook AI-tools die medewerkers zelf gebruiken tijdens het werk, soms ongemerkt en zonder afspraken, horen bij dit beleid. Juist door het fenomeen Shadow AI worden duidelijke afspraken nog belangrijker. Geef richting aan het gebruik van AI. Niet om innovatie af te remmen, maar om duidelijkheid te creëren.

Medewerkers gebruiken AI voor teksten, analyses, klantmails, strategieën of presentaties. Soms zakelijk, soms privé, vaak door elkaar. Begrijpelijk, maar niet zonder risico. Ze ontdekken tools zelf, proberen ze uit en passen AI toe in het werk. Logisch want AI is laagdrempelig en de voordelen zijn groot. Maar tegelijkertijd ontstaan er risico’s wanneer niet duidelijk is hóe je AI gebruikt. Het delen van vertrouwelijke (bedrijfs-)documenten, gevoelige en persoonlijke gegevens: vaak wordt alle informatie zonder erover na te denken in een tool als ChatGPT geüpload. De verantwoordelijkheid ligt altijd bij de organisatie en de gebruiker. Niet bij de AI-tool. En juist daarom is een goed AI-beleid belangrijk. Zo maak je risico’s bekend én beheersbaar.

Het gebruiken van AI staat niet los van wetgeving. Met de komst van de EU AI Act worden er duidelijke eisen gesteld aan transparantie, verantwoordelijkheid en risicobeheersing. Ook bedrijven die AI niet zelf ontwikkelen, maar wél gebruiken krijgen hiermee te maken. In de basis is het heel eenvoudig. Organisaties moeten kunnen uitleggen hoe AI wordt gebruikt, welke impact dit heeft en hoe risico’s worden beheerst. Met een AI-beleid ben je hierop voorbereid.

Een goed AI-beleid hoeft geen document van honderd pagina’s te zijn. Het gaat erom dat je een aantal praktische afspraken maakt. Afspraken die zorgen voor duidelijkheid. Voor medewerkers, voor management en voor klanten.

1. Begin met het waarom. Waarom mag AI worden gebruikt binnen je bedrijf en voor wie gelden die afspraken? Dat geeft richting en voorkomt discussie achteraf.

2. Wat mag wel en wat mag niet? Wees duidelijk. Benoem niet elke tool apart, maar kijk naar het soort werk en het type informatie. Hou het begrijpelijk en werkbaar.

3. AI hoeft niet alles te weten. Sommige informatie mag je simpelweg nooit zomaar in een AI-tool invoeren. Klantgegevens, vertrouwelijke documenten, interne plannen: leg dit vast.

4. Een helpende hand, géén beslisser. Hoe je AI ook gebruikt: de uitkomst blijft altijd de verantwoordelijkheid van degene die de tool gebruikt. Benoem dit expliciet in je AI-beleid.

5. Hoe gaan we om met AI in praktijk? Niet elke uitkomst klopt of past bij je bedrijf. Daarom is het belangrijk dat medewerkers AI-output altijd checken voordat ze dit gebruiken of delen.

6. Hou het beleid levend. Leg uit hoe het beleid werkt, neem het mee in de onboarding van nieuwe medewerkers, zorg voor regelmatige updates én hou in de gaten of het beleid nog past bij de ontwikkelingen. AI verandert snel. Je beleid moet daarin meebewegen.

Veel AI-gebruik blijft onder de radar. Medewerkers gebruiken privéaccounts of externe tools naast officiële bedrijfssystemen. Dit wordt ook wel Shadow AI genoemd. Shadow AI ontstaat meestal niet uit onwil, maar uit gemak. Medewerkers willen sneller werken of slimmer omgaan met taken. Een verbod werkt in de praktijk zelden. Duidelijke afspraken wel. Een AI-beleid moet daarom ook aandacht besteden aan privégebruik van AI-tools in een zakelijke context. Wat mag je wel doen op een werkapparaat? Welke informatie mag nooit gedeeld worden? En wanneer is AI-gebruik niet toegestaan? Door het maken van beleid hou je grip op AI-gebruik en laat je klanten zien dat je zorgvuldig en betrouwbaar werkt.

Een AI-beleid hoeft geen maanden te duren. Veel bedrijven starten klein en bouwen het uit. Hou het daarom simpel. Begin met waarom je AI gebruikt, kijk waar het nu al gebeurt en maak daar duidelijke afspraken over. Leg uit waarom die afspraken er zijn en kijk regelmatig of de afspraken nog actueel zijn. Zo weet niet alleen je team waar het aan toe is, maar voldoe je ook beter aan de verwachtingen van klanten die transparantie en zorgvuldigheid eisen.

Een grote fout die we in praktijk vaak tegenkomen is alles willen verbieden. Dat werkt averechts. AI is er. AI blijft. Jij moet er op de juiste manier mee omgaan. Een andere insteek die voor frustratie en fouten zorgt is focussen op de tools zelf en niet op gedrag. Ook het negeren (of door de vingers zien) van privégebruik en het ontbreken van een duidelijke eigenaar van het beleid zorgen voor onduidelijkheid én mogelijke problemen.

AI wordt alleen maar normaler op de werkvloer. Bedrijven die nu nadenken over kaders, voorkomen later discussie en risico’s. Een AI-beleid geeft rust, richting en vertrouwen. Voor medewerkers, voor klanten en voor de organisatie als geheel. Het gaat niet om controle, maar om duidelijkheid. En juist dat maakt verantwoord omgaan met AI mogelijk.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.