Hoeveel telefoonlijnen hebben we nodig?

‘Telefoonlijn’ is een oudere term die vooral nog stamt uit de tijd van telefoons met draaischijven. In een tijdperk waarin de meeste bedrijven een hosted VoIP-service gebruiken, wordt de term echter heel anders gebruikt. In deze blog gaan we in op de verschillende betekenissen van ‘telefoonlijn’, en helpen we je met het antwoord op een belangrijke vraag: hoeveel heb je er in je bedrijf nodig?

Wat is een telefoonlijn nou precies?

De term ‘telefoonlijn’ werd nog niet zo lang geleden gebruikt. Wanneer je nog gebruik maakt van een ISDN-aansluiting gaat het vaak nog over aantal ‘fysieke’ telefoonlijnen.

Met een VoIP-telefoonsysteem heb je echter geen fysieke lijnen nodig. Een VoIP-telefoon wordt via ethernetkabels met je internet verbonden. Ook softphones en webphones kunnen via dat netwerk met de VoIP-dienst verbonden hebben. Zolang je internet hebt, kun je je zakelijke telefoon dus altijd en overal gebruiken.

Het woord ‘telefoonlijn’ is simpelweg als frase ingeburgerd geraakt in ons taalgebruik. Omdat VoIP-telefoons geen traditionele lijnen gebruiken, kan het woord echter allerlei verschillende betekenissen hebben in de technische VoIP-wereld.

Wat bedoel je?

Dus, hoe veel telefoonlijnen heb jij op kantoor nodig? Dat hangt ervan af hoe je het woord ‘lijn’ interpreteert. Er zijn een aantal mogelijkheden:

1. Het aantal werknemers dat een telefoon nodig heeft (bijvoorbeeld: we hebben 20 man op kantoor, we hebben 20 lijnen nodig)
2. Het aantal fysieke toestellen dat je nodig hebt (bijvoorbeeld: we hebben 15 lokalen, dus we hebben 15 lijnen nodig)
3. Het aantal inkomende en uitgaande oproepen dat je tegelijk aan moet kunnen (bijvoorbeeld: we hebben 10 lijnen nodig, zodat klanten ons supportteam altijd kunnen bereiken)
4. Het aantal telefoonnummers dat de organisatie nodig heeft (bijvoorbeeld: we hebben twee lijnen nodig, één voor het kantoor in Amsterdam en één voor het kantoor in Den Haag)
5. Het aantal telefoonverbindingen dat één persoon tegelijk kan accepteren (bijvoorbeeld: we willen dat ieder apparaat tegelijk zes gesprekken open kan hebben)

Laten we ieder scenario even uitgebreider bespreken.

1. Telefoonlijn = aantal werknemers
In dit geval bedoel je met telefoonlijnen het aantal ‘gebruikers’ of ‘plaatsen’. In zo’n geval heeft iedere gebruiker doorgaans een eigen telefoon en een unieke extensie, met vaak extra functies zoals een voicemail, persoonlijk doorkiesnummer of wachtmuziek.

2. Telefoonlijn = aantal telefoons
Dit scenario geldt vaak voor faciliteiten als scholen en ziekenhuizen, waar telefoons vaak aan kamers worden toegewezen, en niet aan mensen als individuen. Werknemers die vaak tussen kantoren op en neer reizen, kunnen ook een telefoon op iedere locatie hebben staan. In dit geval is het aantal apparaten dus juist groter dan het aantal gebruikers. Dan is Zakelijk Vast Mobiel een goede overweging.

Sommige VoIP-providers staan meerdere registraties per gebruiker toe, zoals een kantoortelefoon en een softphone-app. Deze telefoons worden dan aan dezelfde persoon toegewezen, en de beheerder kan regels opzetten om telefoontjes van de één naar de ander door te verbinden. Als dit het geval is, heb je minder plaatsen nodig dan het aantal apparaten waaruit je netwerk bestaat.

3. Telefoonlijn = aantal gelijktijdige gesprekken
Soms wordt er naar ‘lijnen’ gerefereerd als in werkelijkheid het totale aantal inkomende en uitgaande telefoontjes bedoeld wordt dat een organisatie tegelijk kan verwerken. Er bestaan VoIP-services die het aantal gesprekken beperken dat je op een gegeven moment kunt voeren. Je kunt echter ook voor een service kiezen die meer of zelfs onbeperkt veel gesprekken toestaat.

Voor callcenters, klantenservices en andere afdelingen op groot volume is de maximale hoeveelheid telefoontjes van groot belang. Niet alleen ontvangen ze veel inkomende oproepen, het succes van de business is ook nog eens gebaseerd op snelle service. Als je een plan met grotere hoeveelheden overweegt, kijk dan wel goed in de voorwaarden of en waar er een beperking aanwezig is.

4. Telefoonlijn = aantal telefoonnummers
Traditioneel heeft iedere locatie een uniek telefoonnummer. Met Hosted VoIP kunnen meerdere locaties echter één nummer delen, dat dan met een keuzemenu naar het juiste kantoor wordt doorverwezen. In sommige gevallen werken bedrijven natuurlijk liever met verschillende publieke nummers. In dat geval hoef je simpelweg alleen maar te tellen hoe veel nummers je in totaal wilt gebruiken. Bij hallo, kun je gemakkelijk een nieuw nummer aanvragen.

5. Telefoonlijn = aantal gesprekken per gebruiker
Het aantal gesprekken dat een gebruiker op één moment kan voeren, is over het algemeen afhankelijk van het apparaat dat je gebruikt. Het SIP-adres dat aan de telefoon verbonden is, kan zo veel inkomende en uitgaande oproepen aan als de telefoon aankan; meestal ligt dat aantal ergens tussen zes en acht. Als er meer gesprekken tegelijk geïnitieerd worden, komen latere gesprekken in de wacht te staan.

Hoeveel telefoonlijnen heb je nodig?

Zoals je ziet kan het begrip telefoonlijn heel verschillende betekenissen hebben, afhankelijk van de context. In de meeste gevallen zal het echter gaan om het aantal gelijktijdige gesprekken dat een organisatie nodig heeft. De andere interpretaties gaan eerder over de details, zoals het aantal registraties per nummer en het totale aantal apparaten.

Wanneer je een VoIP-provider zoekt, kun je het beste gaan voor een aanbieder die veel flexibiliteit biedt, liefst tegen een lage prijs. Als je bijvoorbeeld onbeperkte gesprekken per nummer of meerdere registraties per gebruiker kunt gebruiken, betekent dat dat je voor minder telefoonnummers en gebruikers betaalt. Afhankelijk van het telefoonverkeer heb je mogelijk maar één telefoonnummer nodig.

Wil je advies over hoeveel telefoonlijnen jouw bedrijf nodig heeft? Of wil je weten wat je allemaal nodig hebt voor Hosted VoIP? Neem contact op met onze VoIP specialist, via 088-2550100.