Als medewerker in de IT heb ik (Linda van Bakkum, productivity consultant bij hallo,) eigenlijk nooit een hele sterke binding gehad met een kantoor, maar dat geldt zeker niet voor iedereen bij ons in de organisatie. Technologie maakt het mogelijk om je werkzaamheden nu vanaf elke locatie te doen. Zeker niet alle functies zijn daarvoor geschikt, maar wel de functies die voorheen achter een vast bureau plaatsvonden. Ik verplaats mij dan ook het liefst van organisatie naar organisatie om te zien hoe iedere medewerker omgaat met technologie. Ondanks dat ik niet op “kantoor” kom, sta ik wel graag in verbinding met mensen om elkaar te versterken.

Na mijn studie bedrijfskundig informatica begon ik als consultant en na een paar jaar kwam ik terecht bij een mediabedrijf. Bij dit bedrijf was het beleid dat je een vaste werkplek had en op kantoor aanwezig was. Hoewel een vaste werkplek veel voordelen bood, merkte ik zelf dat ik het fijner vond om verschillende werkplekken te hebben. Het bracht meer kennis en verbinding met collega’s op.

Nu weer een paar jaar verder zie je de werkplekken veranderen. Technologie krijgt een steeds duidelijkere rol in alle lagen van de organisatie. Regelmatig organiseer ik voor organisaties een inspiratiesessie waarin ik het “oude kantoor” vergelijk met het “nieuwe kantoor”. Ik beoordeel dit vanuit drie verschillende hoeken. Mensen, processen en locatie. Ik zal jullie meenemen in het verhaal en laten zien waarom er dadelijk een “nieuw kantoor” zal ontstaan en wat er in het “nieuwe kantoor” anders zal zijn.

Het oude kantoor

Het ‘oude kantoor’  is een kantoor waar vaste werkplekken aanwezig zijn en elke medewerker een eigen bureau heeft. Een kantoor met aparte kantoorruimte voor een aantal personen per ruimte. Deze kantoorruimtes hebben veelal al plaats gemaakt voor een moderne grote ruimte zonder muren. Een open karakter om medewerkers ongeacht afdeling eenvoudiger in contact met elkaar te brengen. Aangestuurd op aanwezigheid en zichtbaarheid.

Whitepaper: Stap voor stap op weg naar een digitale werkplek

Benieuwd hoe jij stap voor stap naar de online werkplek kunt gaan? Download de whitepaper

Download nu

Het nieuwe kantoor

Het ‘nieuwe kantoor’ is een plek waar je kan werken ongeacht locatie of tijd. Deze wijze van werken werd al gepresenteerd door grote bedrijven als Microsoft. Medewerkers kregen een laptop en je mocht zitten achter elk bureau. Zo kon je wanneer het nodig was zitten op een andere verdieping om gezamenlijk een project op te leveren.

Bij uitzondering of na goedkeuring van de manager kon je vanuit huis werken. Uiteraard als het werk het toeliet en je niet naar de klant hoefde. Nog steeds gestuurd op basis van aanwezigheid en zichtbaarheid.

Door de slimme online werkplek aan te bieden kon je ongeacht locatie en tijd met je laptop overal aan de slag. Maar voor vergaderingen kwam je veelal nog wel naar kantoor.

Dit flexibel kunnen werken ongeacht tijd en plek werd na de corona pandemie veel tastbaarder voor organisaties.

Toch zijn er door corona nog andere aspecten zichtbaar geworden waar eerder geen rekening mee was gehouden. Dat komt doordat iedereen in de wereld op hetzelfde moment thuis aan het werk was en ook nog eens met de kinderen erbij.

Na de Corona periode is mij duidelijk geworden wat een kantoor werkelijk betekent. Voor mij heeft het nieuwe kantoor een andere betekenis gekregen en ik zal hieronder uitleggen waarom.

Het nieuwe kantoor 2.0

Een echte werkplek voor thuis. Organisaties maken het mogelijk om een in hoogte verstelbaar bureau, goede bureaustoel en een beeldscherm. Sommige medewerkers zitten net als ik aan een keukentafel en andere personen hebben een aparte werkkamer ingericht. Daar waar voorheen het lastig was om een werkplek thuis te krijgen vanuit de organisatie was het nu noodzaak. Er was  op dat moment geen zicht op het teruggaan naar kantoor. Werken met kinderen om je heen was het nieuwe normaal.

Waar de organisatie het eerst niet goed kon accepteren als medewerkers thuis met kinderen aan het werk was. Was het nu geaccepteerd dat kinderen wel eens door het beeld schieten tijdens een vergadering. Had je kind overdag wat begeleiding voor school nodig dan was daar ruimte en maakte je de uren in de avond. Het ging niet meer om aanwezigheid op kantoor, maar om resultaatgericht werken. Managers moesten in een versneld tempo leren hun medewerkers te ondersteunen op afstand. Ze moesten leren kijken naar de mentale staat van de medewerker, want medewerkers waren van minuut tot minuut gebonden aan digitale vergaderingen.

Digitale vaardigheden werden binnen een paar dagen stukken verbeterd. Medewerkers hielpen elkaar om de applicaties te begrijpen. Kennisoverdracht was hoog, maar de medewerkers werden ook digitaal vermoeid. Organisaties zochten een manier om balans te vinden in digitale vergaderingen. Dat zorgde voor nieuwe afspraken rondom het digitale vergaderen.

Een paar van die maatregelen op een rij;

  • Digitale afspraken maximaal 45 minuten
  • Bereid de vergadering voor
  • Op tijd verschijnen in de vergadering
  • Bespreek alleen de taken/onderdelen die aandacht nodig hebben. Die dreigen uit te lopen of waar escalaties zijn
  • Stop wanneer de afspraak is afgelopen
  • Ga een rondje buiten lopen als je een digitale vergadering hebt en de vergadering het toelaat.

Door het verkorten van de standaard afspraken had je tussen de vergaderingen door even een paar minuten waar je even je benen kon strekken of wat te drinken kon halen. Hierdoor kon je ook op tijd voor de volgende vergadering zijn. Deze maatregel kan je als beleid doorvoeren in je Microsoft Outlook instellingen. Hierdoor helpt technologie je tijd beter te organiseren.

Nu medewerkers thuis een goede werkplek en ritme hebben gecreëerd mogen we weer terug naar kantoor. Iets waar veel medewerkers zo blij mee zijn, want we willen verbinding maken met elkaar. Elkaar zien en spreken zonder laptop. Elkaar zien maakt het voor managers eenvoudiger om leiding te geven. Voor medewerker is het eenvoudiger om elkaar te ondersteunen. Een taak uitvoeren of overnemen als iemand overloopt is zoveel eenvoudiger als je op kantoor zit.

Heel veel communicatie is non verbale communicatie en die is van belang als we kijken naar het mentale gedeelte van de medewerker. Toch eenmaal terug op kantoor hebben we als medewerker andere behoeften. Heel veel onderzoeken wijzen uit dat er een nieuwe kantoor gaat ontstaan. Het lijkt op het nieuwe kantoor 1.0, maar dan met regels om een betere balans te vinden tussen de hoeveelheid prikkels/informatie die een medewerker krijgt en samenwerken.

Hoe ziet ‘het nieuwe kantoor 2.0’ er dan uit?

Een opsomming hoe het nieuwe kantoor 2.0 eruit ziet:

  • Openbare ruimtes waar je kan werken en praten met verschillende collega’s
  • Stilte ruimtes waarin je kan plaatsnemen om iets af te ronden of om een digitale vergadering te doen
  • Vergaderruimtes waarin je hybride kan vergaderen (alle vergaderruimtes worden geschikt gemaakt voor hybride vergaderen)
  • Ruimte om te werken waar je behoefte aan hebt. Thuis, kantoor of elke andere locatie die beschikbaar is
  • Beleidsregels die iedere medewerker eenvoudig kan opvolgen

Het laatst lijkt soms onnodig, maar regels helpen om het voor iedere medewerker aangenaam te maken. Je komt weer terug naar kantoor om elkaar te ontmoeten en bij te praten over klanten of projecten. Maak de regels niet complex, maak ruimtes die herkenbaar zijn en waar iedere medewerker begrijpt wat daar de bedoeling is. Balans is wat het belangrijkste onderdeel van het nieuwe kantoor zal zijn. Geen openvloer indelingen meer, maar balans tussen de open ruimtes en gesloten ruimtes om balans te brengen in de prikkels die een medewerker kan verdragen om een fijne werkplek te hebben.

Meer weten?