Als consultant werk ik al zo’n 18 jaar met technologie, waarvan een groot gedeelte in het automatiseren van processen. Processen waar handmatige acties niet meer nodig zijn. Die werden namelijk met de hand steeds foutgevoeliger en vooral tijdrovender.
Nu ben ik dagelijks bezig uit te leggen waar en welke functies er in Office zitten. Of hoe je Microsoft Teams het beste kan gebruiken. Veel van deze functies zijn nooit uitgelegd of aangeleerd, maar is dat nou zo erg? Hoe belangrijk is het werkelijk dat je bepaalde functies van een applicatie weet? En welke kennis heeft een medewerker minimaal nodig? Het zijn vraagstukken die mij dagelijks bezighouden. Ik hou ervan om het zo pragmatisch op te pakken, maar omdat te kunnen doen is het belangrijk te begrijpen wat het probleem is. Mijn naam is Linda van Bakkum, productivity consultant bij hallo,. In deze blog zal ik jullie meenemen in mijn gedachten over de belangrijkheid van digitale vaardigheden.
Uit onderzoek van het CBS Nederlanders in Europese kopgroep digitale vaardigheden blijkt dat de basis van digitale vaardigheden meer dan voldoende is. Sterker nog in 2019 was Nederland koploper in Europa.
De digitale basis vaardigheden
Lagere opgeleide personen hebben over het algemeen iets meer moeite met digitale vaardigheden dan hoger opgeleiden. Persoonlijk denk ik dat dit niets te maken heeft met moeite. Want het meeste werk voor lager opgeleiden is werk met de handen, zonder laptop. Medewerkers die wel veel werken met een laptop en informatie creëren noemen we dan ook wel een kenniswerker. Deze kenniswerker werkt elke dag met Outlook en Office, dus de basis vaardigheden zijn over het algemeen wel aanwezig.
Bron: cbs.nl
Toch heeft Martijn Aslander, deskundige op het gebied van digitale fitheid, kritiek op onze digitale vaardigheden. Volgens hem zijn we helemaal niet zo digitaal fit. Waarom denkt hij dat?
Heel veel bedrijven geven aan dat ze medewerkers in dienst hebben die weinig snappen van computers. Vanuit ICT gezien zouden we kunnen denken dat dit niet het geval is. Want als ze met een smartphone over weg kunnen, dan begrijpen ze toch ook hoe een computer werkt? Maar is dat eigenlijk wel zo? Gebruiken we de smartphone op de juiste wijze? Of gebruiken we enkel wat we willen gebruiken en wat anderen ons vertellen hoe we het kunnen gebruiken?
Hetzelfde werk met minder mensen
In de praktijk zie ik dat het over het algemeen klopt dat laagopgeleiden niet digitaal vaardig zijn, maar dat komt vooral omdat we vanuit onze opleidingen nog niet zien wat de impact is van technologie in het werk. Voor laagopgeleide beroepen geldt dat we dadelijk een tekort aan medewerkers hebben en dat er sowieso over een aantal jaar vanwege de vergrijzing een tekort is aan laagopgeleiden in het algemeen. We zullen dus hetzelfde werk of misschien wel meer werk met minder mensen moeten doen.
Technologie kan daarbij helpen, maar dat vraagt verandering en het durven toepassen van technologie. Dit zijn twee zaken die veelal ontbreken. We hebben geleerd dat we eigenlijk geen fouten mogen maken. Vaak wordt het wel gezegd dat je fouten mag maken, maar zodra je een fout maakt word je er bijna altijd op aangesproken. Niet om er iets van te leren, maar om te wijzen op de fout die je hebt gemaakt. Dit zorgt voor angst voor het onbekende en angst om te veranderen van technologie.
De 5 pijlers van digitale fitheid:
1. Digitaal Bewustzijn (de netwerk- en informatiesamenleving snappen)
2. Digitale Hygiëne (backups, beveiliging, passwords, ect)
3. Digitale Vaardigheden (de computer niet als moderne typemachine gebruiken)
4. Persoonlijk Kennis Management (PKM (It’s hard to make a difference if you can’t find your keys)
5. Technologie gebruiken voor je ontwikkeling en groei.
De technologie veranderd sneller dan we kunnen bijhouden. Dus hoe houden we het dan wel bij? En hoe zorgen we ervoor dat we niet continue aan het veranderen zijn om maar weer te veranderen?
Leer fouten maken
We moeten leren dat we door fouten te maken ons persoonlijk kunnen ontwikkelen. En leren dat technologie en automatisering niet een vijand is, waardoor we onze baan verliezen, maar een geschenk om ons werk te vereenvoudigen. Dit begint al bij je opleiding. Daar start je al met het opdoen van kennis over technologie. In de simpelste vorm is vaak al voldoende:
- Hoe zoek je iets op het internet?
- Waar kan je valideren of de informatie die je vindt klopt?
- Waarmee kan je een website opzetten?
- Hoe kan je een video podcast maken om je kennis te delen?
- Waar kan je een document opslaan?
- Hoe werkt mijn laptop?
- Waarmee kan ik mijn taken bijhouden of kennis delen?
Kenniswerkers
Als we nu kijken naar de groep hoger opgeleiden, de kenniswerkers. Dat is de grootste groep en die tellen dan ook goed in de statistieken van het CBS. Deze groep beschikt dan wel over de basisvaardigheden, maar toch hoor ik regelmatig de kritiek dat juist deze kenniswerkers digitale vaardigheden missen. Dat is interessant, want volgens de statistieken scoren we ontzettend goed ten opzichte van andere landen. Toch vinden we onszelf niet goed genoeg.
Hierdoor ben ik nog een stukje dieper gaan nadenken. Kenniswerkers zijn medewerkers die elke dag met de computer werken. Zij maken, bewerken en delen veel informatie. Wat mij opvalt is dat die kenniswerkers vaak het werk hebben overgenomen van een collega en ook de daarbij behorende kennis. Daarvan weten ze precies hoe dat werkt. Iets nieuws proberen of andere oplossingen bedenken om het werk eenvoudiger of sneller te doen wordt vaak vergeten. Hier komt de angst bij kijken.
Laat technologie voor je werken
Medewerkers missen de kennis van de verschillende software producten die beschikbaar zijn om juist die taken om te zetten naar een andere werkwijze. Hierdoor blijven ze langer hangen in oude processen en voegen ze zelf heel weinig waarde toe aan de organisatie. Er zit heel veel kennis en kunde in de kenniswerker, maar deze komt vaak niet tot zijn recht met de processen die we nog hanteren van een aantal jaren geleden. Onze computers zijn zoveel sneller geworden. Laat de technologie voor je werken. Haal de angst om te vallen weg en probeer!
Begin met een simpele verandering.
Werk je met Microsoft Teams?
Stop met navigeren naar je documenten in Microsoft Teams en gebruik de zoekfunctie om je documenten te vinden!
Wil je meer verbeteringen in je team?
Zorg ervoor dat je als Team informatie beter kan bewerken en zoeken. Zorg ervoor dat je concrete afspraken maakt, bijvoorbeeld over welke software je daarvoor gebruikt. Schrijf je afspraken op en maak ze beschikbaar op een plek waar elk teamlid bij kan en waar het eenvoudig aan te passen is.
Heeft een teamlid onvoldoende kennis?
Durf uit te spreken dat je onvoldoende kennis hebt, hierdoor kan een ander je helpen. Dan kan je specifiek die kennis bij leren. Veelal zie ik hier de angst om dit aan anderen te vertellen. Toch maakt het je juist sterker als je het wel durft uit te spreken. Hierdoor ontstaat de kans om jezelf te ontwikkelen, maar ook om als team sterker te worden.
Welke technologie maakt jou beter?
Bespreek de afspraken regelmatig en bekijk welke software wel werkt en welke niet. Welke werkzaamheden tijdrovend zijn en anders kunnen. Zo wordt elke dag een stukje beter. Het is net als topsport, een team kan enkel goed presteren als we van elkaar weten wat iedereen doet. Regels zijn hierin belangrijk om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken en het doel van het team te behalen. Weten hoe je de taak kan uitvoeren en welke technologie je kan helpen is dan een belangrijk onderdeel. Technologie is slechts een middel om je doelen te halen!
Blijf niet iets gebruiken dat niet werkt. Er zijn nieuwe mogelijkheden elke dag beschikbaar, maak daar gebruik van! Dit zorgt ervoor dat technologie gaat werken voor jou en je team!