Dit is de planningstool van Microsoft Shifts

Zorgen dat er voldoende personeel aanwezig is, is op korte termijn goed te regelen en te overzien. Maar op langer termijn, wil je dat dit ook goed geregeld is.

Hiervoor bestaat een hele simpele en toegankelijke oplossing binnen Microsoft Teams; Microsoft Diensten (Microsoft Shifts). Je maakt eenvoudig een werkrooster en beheert deze vanuit Teams. Verlofaanvragen keur je af of goed via de app op je mobiele telefoon of natuurlijk gewoon in de desktop-app.

Werken jij en je collega’s al met Teams? Dan hoef je niets aan te schaffen. Microsoft shifts is namelijk onderdeel van je Microsoft Teams!

Je vindt Shifts aan de linkerkant van Teams, bij de andere apps. Klik erop om aan de slag te gaan met de planning. Als je het niet ziet, klik je op meer apps en zoek je deze in de lijst.

Naast dat je de planning kunt maken, bewerken én beheren is er nog meer mogelijk:

Maak een nieuwe planning (werkrooster) of importeer een bestaande planning uit Excel. In een shiftplanning worden de dagen bovenaan weergegeven en teamleden worden aan de linkerkant weergegeven. En als je verantwoordelijk bent voor meerdere teams, kun je schakelen tussen de verschillende shifts om ze te beheren.

Voeg notities toe om belangrijke nieuwtjes en herinneringen voor een bepaalde dag te delen.

Geef je groep een naam die verwijst naar een taak of locatie, zodat je je groepen georganiseerd kunt houden. Voeg vervolgens personen toe aan een groep.

Kies een tijdvak om een shift toe te wijzen. Maak een geheel nieuwe of kopieer een bestaande en vergeet niet activiteiten toe te voegen, zoals training of een specifieke taak. Voeg open shifts aan je planning toe die iedereen kan aanvragen. Als je de dekking voor de shift wilt controleren, kun je je planning bekijken op personen of type shift.

Controleer aanvragen voor vrije tijd, het wisselen van shifts of aanbiedingen.

Schakel Tijdklok in als je wilt dat je team in- en uitklokt voor de dienst via een mobiel apparaat. Schakel locatiedetectie in om te waarborgen dat teamleden inklokken vanaf een aangewezen werklocatie.

Deze functie is ook handig in tijden van corona. Moet je collega op een andere locatie zijn zoals bijvoorbeeld bij een klant? Vraag je collega gebruik te maken van Tijdklok binnen Microsoft Shifts. Zo houd je eenvoudig bij hoe lang je collega daar is geweest.

Als je een planning bewerkt, wordt deze automatisch opgeslagen, maar de updates zijn pas zichtbaar voor je team wanneer je deze deelt.

Bekijk je planning in een spreadsheet door deze te exporteren naar Excel. Als je een shiftplanning opnieuw wilt gebruiken, kopieer je deze naar het gewenste datumbereik.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.