De nieuwe versie van Outlook; Ben jij er klaar voor?

In dit artikel:

>> Nieuwe functionaliteiten
>> Nieuwe Outlook gebruiken
>> Migreer je settings naar de nieuwe Outlook
>> Tijd om je add-ins te testen
>> Je wilt classic Outlook blijven gebruiken?
>> Uitgebreide details over de nieuwe Outlook

De nieuwe versie van Outlook voor Windows voegt een heleboel nieuwe functies toe, waarvan we hier de belangrijkste en opvallendste functies en veranderingen voor je uitlichten:

Samenvoegen e-mailaccounts

Je hebt nu de mogelijkheid om je persoonlijke accounts toe te voegen aan Outlook.com. Dit betekent dat je naast je zakelijke e-mail ook ruimte hebt voor Hotmail en Windows Live-accounts. Maar ook accounts van derden, zoals Gmail, Yahoo!, iCloud en andere accounts van derden die verbinding maken via IMAP kun je toevoegen. Dit is bijzonder handig als je al je e-mails op één plek wilt beheren.

Verzending mails inplannen

Tijdens het opstellen van een e-mail kun je de verzending ervan inplannen door op de uitklapknop naast de verzendknop te klikken en vervolgens ‘Verzending plannen’ te selecteren. Het inplannen van e-mailverzending kan bijzonder nuttig zijn wanneer je e-mails verstuurt naar een andere tijdzone, of wanneer het cruciaal is dat een e-mail op een specifiek moment moet worden afgeleverd. Voorheen kwamen deze berichten in je Postvak Uit te staan, maar met de nieuwe versie in je concepten map. Waar het bij de oude versie belangrijk was dat je Outlook open stond om je uitgestelde berichten te laten versturen, doet de nieuwe versie je mail versturen op het aangegeven tijdstip zonder dat je Outlook aan staat.

Pin e-mails

Je kunt nu belangrijke e-mails bovenaan je inbox vastzetten om ervoor te zorgen dat je deze niet vergeet op te volgen. Deze functie bespaart tijd doordat je niet actief meer hoeft te zoeken naar een belangrijke e-mail.

Snooze e-mails

Een andere nieuwe functie, die bekend is van de browserversie van Outlook, is de mogelijkheid om het lezen of reageren op een e-mail uit te stellen. Oftewel de sluimerstand. Deze functie stelt je in staat om tijdelijk een e-mail uit je inbox te verwijderen en in te plannen om later weer te verschijnen als een nieuwe e-mail, wanneer je gereed bent om te reageren.

Makkelijk aanpassen van je agenda

Outlook is niet alleen je e-mailprogramma, maar ook dé plek om je agenda bij te houden. Hier vind je snel en overzichtelijk al je afspraken. Bovendien kun je nu je agenda aanpassen naar jouw wensen. Pas eenvoudig de kolombreedtes aan om je agenda nog overzichtelijker te maken. Bijvoorbeeld, als je op een bepaalde dag niet aan het werk bent, kun je die kolom smaller maken. Op die manier heb je een duidelijker overzicht.

Verzonden e-mails ongedaan maken

Verzonden e-mails kunnen net als in de browserversie van Outlook nu met een maximale vertraging van 10 seconden worden teruggehaald. Dit biedt een uitstekende mogelijkheid om een e-mail ongedaan te maken als je bijvoorbeeld een typefout hebt gemaakt, per ongeluk iemand bent vergeten toe te voegen, of als je gewoon enkele snelle aanpassingen wilt doen.

Je gedeelde mailboxen zijn verhuisd

Voorheen stonden de gedeelde mailboxen onder je eigen postvak. In de nieuwe Outlook zijn ze een beetje verstopt en verhuisd naar “Gedeeld met mij”.

Andere nieuwe functionaliteiten

Wat is er nog meer nieuw? Denk aan ondersteuning voor de Google-agenda, een verbeterde integratie met Microsoft Teams, geavanceerde bewerkings- en spellingcontrolefuncties, de mogelijkheid om berichten vast te zetten, de mogelijkheid om direct deel te nemen aan Skype- of Teams-gesprekken, en de optie om meerdere gedeelde agenda’s aan je Outlook-account toe te voegen. Bovendien kun je nu herinneringen ontvangen voor belangrijke berichten die nog moeten worden beantwoord. En er is ondersteuning voor Loop-componenten. Daarnaast beschikt de nieuwe Outlook net als de Outlook webapp over een vereenvoudigd navigatiebalk om de navigatie te vergemakkelijken. En om bestanden te delen in de cloud, hoef je nu alleen nog maar ‘@bestandsnaam’ in je bericht te typen om het bestand snel te kunnen delen.

Wie de nieuwe Outlook wil gebruiken of testen, kan rechts bovenaan een schakelaar omzetten. Wil je bij de oude versie blijven? Dan hoef je niets te doen. Hoe lang Microsoft deze schakelaar – en dus eigenlijk twee Outlook-applicaties ineen – blijft aanbieden is onbekend. Het is waarschijnlijk dat de schakelaar na verloop van tijd verdwijnt en alleen de nieuwe Outlook wordt aangeboden.

Wanneer je overschakelt naar de nieuwe Outlook voor Windows vanuit de klassieke Outlook voor Windows, krijg je een melding om je instellingen te migreren. Of je krijgt de optie om bepaalde Windows-instellingen te importeren. Lees hier meer over het migreren van je settings.

Wie met add-ins werkt in Outlook zal de nieuwe Outlook eerst eens goed moeten testen of alles nog steeds goed functioneert. Outlook add-ins zijn toepassingen die door derden zijn gebouwd en in Outlook zijn geïntegreerd via het webgebaseerde platform van Microsoft. Een add-in werkt zowel op desktop (Outlook op Windows en Mac), web (Microsoft 365 en Outlook.com) als op mobiel. Outlook add-ins zijn webgebaseerd en worden niet op het apparaat van de gebruiker geïnstalleerd.

Add-ins die wel fysiek geïnstalleerd zijn op de apparaten van de gebruikers zullen niet meer werkzaam zijn in combinatie met de nieuwe Outlook. In plaats daarvan heeft Microsoft de ontwikkelaars van deze add-ins verzocht om nieuwe versies te creëren, die ook compatibel zijn met de nieuwe Outlook-webtoepassing. Het kan zijn dat jou specifieke add-in nog niet beschikbaar is en nog in ontwikkeling is. Neem dan contact op met Hallo zodat we samen naar een goed alternatief kunnen zoeken.

Wil je terug naar de classic Outlook dan kun je rechts bovenaan de schakelaar nog gewoon terugzetten. Voorlopig biedt Microsoft de twee Outlook-applicaties gewoon naast elkaar aan. Hoe lang je dan nog met classic Outlook kunt blijven werken is nog onduidelijk.

Check voor meer details de supportpagina van Microsoft. Maar ook de laatste Microsoft blogs over de introductie van de nieuwe Outlook.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.