7 tips om je online werkplek in te richten

Een online werkplek, ook wel bekend als virtuele of digitale werkplek, is dé plek waar je via het internet toegang hebt tot al je bestanden, e-mails, samenwerkingstools en bedrijfssystemen. Waar je ook bent! En met welk apparaat dan ook; desktop, laptop, tablet of smartphone. Goed, stel dat je de keus hebt gemaakt om met je bedrijf helemaal over te gaan op cloudgebaseerde diensten. Hoe ziet dat er dan uit? Hoe richt je je online werkplek het beste in voor jou en je medewerkers?

Check hier de 7 tips om je online werkplek het beste in te richten:

We kunnen er niet omheen. Alle bekende Microsoft tools die je altijd al gebruikte, zoals Outlook, PowerPoint, Excel en Word zijn allemaal ondergebracht in Microsoft 365. Een krachtig cloudgebaseerd platform dat organisaties in staat stelt om effectiever en efficiënter te werken. Het omvat verschillende tools en applicaties die de samenwerking, communicatie en productiviteit bevorderen. Door alles via de cloud aan te bieden, neemt Microsoft hiermee al een hele last van het inrichten van je online werkplek weg. Je kan direct hiermee aan de slag. Je bent dan nog niet helemaal klaar, maar hiermee heb je al wel alvast de backbone van je online werkplek ingericht. Ontdek hier de verschillende varianten van de slimme online werkplek.

Microsoft 365 biedt perfecte cloudopslagmogelijkheden. Gebruik bijvoorbeeld OneDrive en/of SharePoint om bestanden op te slaan of te delen met collega’s. Dit zorgt ervoor dat bestanden altijd up-to-date zijn en toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding. Daarnaast kun je met versiebeheer gemakkelijk zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht.

Je hebt officieel geen Microsoft 365 nodig om Microsoft Teams te kunnen gebruiken. Maar juist de synergie tussen Microsoft Teams en de Microsoft 365 applicaties zorgt ervoor dat Microsoft Teams één van de krachtigste tools is voor het samenwerken op afstand. Je kan al je Microsoft 365 applicaties ook openen, gebruiken en delen in Microsoft Teams. Met Microsoft Teams kun je chatten, videobellen, bestanden delen, taken verdelen en nog veel meer. Daarnaast kun je in Teams kanalen aanmaken voor specifieke projecten of teams, zodat de communicatie overzichtelijk blijft. Lees hier meer over Microsoft Teams

Met de mobiele apps van Microsoft 365 kun je ook onderweg productief blijven. Maar natuurlijk ook gewoon op kantoor of in de kantine als je dat nodig is. Gebruik OneNote of de Microsoft To Do app op je telefoon om aantekeningen te maken of taken goed bij te houden. Je brein vindt het altijd fijn als je zaken opschrijft of opslaat. Hierdoor komt er weer ruimte in je brein en ruimte voor creativiteit. Wist je dat je ook de OneNote voice kan gebruiken om je aantekeningen uit je hoofd op schrift te krijgen?

Microsoft 365 biedt daarnaast veel mogelijkheden om je werkruimte te personaliseren. Zo kun je bijvoorbeeld verschillende dashboards instellen in Microsoft Teams om snel toegang te krijgen tot de tools en applicaties die je het meest gebruikt. Of maak gebruik van verschillende sjablonen in Word, Excel en PowerPoint om je werk snel op te zetten.

Met Microsoft Learning Pathways kun je als organisatie eenvoudig trainingen en cursussen aanbieden aan je medewerkers. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat iedereen optimaal gebruik maakt van de tools en applicaties binnen Microsoft 365. Learning Pathways biedt verschillende modules aan voor verschillende niveaus en kan eenvoudig aangepast worden aan de specifieke behoeften van je organisatie.

Met Power Automate maak je in een handomdraai een werkstroom die de goedkeuring van je documenten kan faciliteren. Ben je op zoek naar een systeem waar je projecten beter kan bijhouden? Gebruik een SharePoint list met als template ‘Projects’ en zet een werkstroom aan als er een projectinvestering goedgekeurd moet worden. 

Hulp bij het inrichten van je online werkplek

Microsoft 365 biedt organisaties veel mogelijkheden om effectiever en efficiënter te werken. Door gebruik te maken van de verschillende tools en applicaties, kun je de productiviteit en samenwerking binnen je organisatie verhogen. Door het platform slim te gebruiken, kun je tijd besparen en meer bereiken in minder tijd. Online werkplekken zijn er in verschillende maten en smaken. Wil je meer weten over de verschillende online werkplekken? Kijk dan hier.

Ben je er nog niet over uit of het gebruik van online werkplekken voordelen met zich meebrengen voor jouw bedrijf? Check dan hier nog even de vele voordelen van het gebruik van een online werkplek:

1. Flexibiliteit
   Werken vanaf elke locatie met internettoegang, waardoor werknemers kunnen telewerken of onderweg kunnen werken.
2. Schaalbaarheid
   Het opschalen of afschalen van het aantal gebruikers of resources is relatief eenvoudig, omdat de meeste infrastructuur wordt beheerd door de serviceprovider
3. Samenwerking
   Online werkplekken bieden vaak geïntegreerde samenwerkingstools, zoals gedeelde documenten, instant messaging en videoconferenties, waardoor teams effectief kunnen communiceren en samenwerken.
4. Beveiliging
   Gegevens worden opgeslagen in grote beveiligde datacenters en kunnen worden beschermd door geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling en tweefactorauthenticatie
5. Kostenbesparing
   Omdat de infrastructuur wordt beheerd door de serviceprovider, kunnen organisaties besparen op de kosten van het beheren en onderhouden van lokale servers en computersystemen.

Kort gezegd; Een online werkplek biedt organisaties en werknemers enorm veel flexibiliteit, samenwerkingsmogelijkheden en schaalbaarheid, terwijl de beveiliging en kostenbeheersing met grote stappen wordt verbeterd.

Meer weten?

• Meld je hier aan voor onze Microsoft Cloud Workshops
• Download Whitepaper: 10 praktische tips voor de werkplek van morgen
• Klik hier voor het hallo, inspireert webinar: Kantoor in de cloud. Hoe ziet dat eruit?
• of vraag advies aan één van onze experts

Altijd en overal kunnen werken. Waar je ook bent. Onderweg, thuis én op de zaak. Voor al je medewerkers. Die daarbij stuk voor stuk beschikken over hun eigen online werkplek. Met alle bedrijfsdata, bestanden, processen en programma’s binnen handbereik op computer, laptop of tablet.