Dat Microsoft Teams dé zakelijke berichten- en vergaderoplossing is voor veel organisaties hoeven we jou waarschijnlijk niet meer te vertellen. Jij werkt met enige regelmaat en misschien zelfs wel dagelijks met Teams. Als je gebruik maakt van een slimme online werkplek, dan weet je dat je er ontzettend veel mee kunt doen. Microsoft is continue bezig met het verbeteren van de functies. En voornamelijk het afgelopen jaar op het gebied van vergaderingen!

Een aantal van onze favoriete functies die onlangs zijn gelanceerd, zoals de verschillende vergaderopties, ruisonderdrukking (yes, heel belangrijk! Lees hieronder waarom) en de presentatormodus hebben wij voor je op een rij gezet in dit Microsoft Teams tips en tricks artikel. Maar er is meer!

1. Vergaderopties

Het afgelopen jaar zijn de vergaderopties flink veranderd. In dit artikel hebben we het over een door jou opgezette vergadering. Als je niet de organisator bent bent de vergadering zal je de volgende opties niet zien. We gaan van start. Ga naar de drie puntjes bovenin en ga  naar vergaderopties. Je krijgt alle opties te zien. Wil je dat dat personen binnen je organisatie altijd de lobby omzeilen? Dit omdat je misschien wel een wekelijkse online meeting hebt? Of vind je het vervelend dat je een melding krijgt dat wanneer deelnemers deelnemen aan een vergadering of dat ze de vergadering juist verlaten? Zet dan deze optie uit. Wil je de chat uitschakelen? Dat kan ook!

Wil je voorafgaand aan een vergadering deze opties aanpassen? Ga dan naar het kopje Agenda in Teams. Ga vervolgens naar de desbetreffende vergadering(dubbele klik) en klik op vergaderopties. Je gaat dan naar de vergaderopties in je browser.

2. Ruisonderdrukking

Herken jij dat? Dat je in een online vergadering zit en dat je je stoort aan de geluiden van een ander? Of misschien voel jij je bezwaard door de geluiden bij jou op de achtergrond! Teams heeft daar dé oplossing voor: ruisonderdrukking. Om dit in te stellen ga je naar de drie puntjes bovenin Teams en dan ga je naar instellingen. Bij Apparaten zie je het kopje ruisonderdrukking staan. Standaard staat hij op automatisch. Hij past zich dan zelf aan aan de omgevingsgeluiden. Wil je er altijd zeker van zijn dat alle ruis wordt onderdrukt? Zet hem dan op Hoog. De functie werkt zelfs zo goed dat je gewoon een zak chips kan openmaken zonder dat anderen dat horen. Én zelfs het eten van chips kan opgemerkt…

En door naar de andere Microsoft Teams Tips!

3. Presentatormodus

Je kunt als presentator van de vergadering zelf bepalen hoe je wil dat anderen jou en de gedeelde inhoud zien. Je kunt er vanaf nu voor kiezen om alleen de inhoud te delen (dit is de oude manier) maar ook om de inhoud te delen op de achtergrond, de inhoud en jezelf naast elkaar te delen of de weergave zoin te stellen dat het lijkt alsof je een nieuwbericht aan het voorlezen bent. Ook kun je een achtergrond instellen specifiek voor presenteren.

4. Audio (en video) van alle deelnemers uitzetten

Wil je dat de audio van iedereen in je Teams vergadering op gedempt is? Als presentator kun je dit nu zo instellen dat de deelnemers zichzelf ook niet kunnen unmuten. Ga hiervoor naar de 2 poppetjes naast de chaticoon. Je ziet dan alle deelnemers van de vergadering. Druk op de drie puntjes naast deelnemers en klik op uitzetten van microfoon voor deelnemers. Voordat de microfoon bij iedereen gedempt is, krijg je nog een pop-up scherm om het te bevestigen. je kunt dit ook doen via de vergaderopties zols hierboven. Wil je tijdens de vergadering dat iemand alsnog aan het woord kan? Klik dan met je rechtermuisknop op de deelnemer en klik op sta microfoon toe. Hetzelfde geldt ook voor het delen van video!

Wil je voorafgaand aan de vergadering al de audio en/of video van deelnemers uitzetten? Dit kan op dezelfde manier als bij vergaderopties. Ga dan naar het kopje Agenda in Teams. Ga vervolgens naar de desbetreffende vergadering(dubbele klik) en klik op vergaderopties. Je gaat dan naar de vergaderopties in je browser. Hier kunt je het van te voren aanpassen.

5. Inhoud delen met computergeluid

Een ander van de Microsoft Teams tips:

Grote kans dat het jou al eens is overkomen. Je deelt tijdens een vergadering een video maar je collega’s horen het geluid niet! Waar dit voorheen alleen kon in het inhoud delen scherm kan je die functie ook nog aanzetten tijdens het delen van inhoud. Dit doe je eenvoudig door in het scherm dat je deelt bovenin te klikken. Soms helpt het als je op de rode lijn klikt. Je ziet dan deze balk tevoorschijn komen. Links naast de presenteren stoppen knop zie je de knop inhoud delen met audio. Hiermee zet je de functie eenvoudig aan of uit.

6. Vernieuwde Microsoft Whiteboard

Als je deze functie binnen vergaderingen nog niet hebt gebruikt dan zou je dat nu misschien wel moeten gaan doen. Net als bij een fysieke vergadering waar je op een bord of papier iets op kan schijven, kan je dat ook digitaal. En het is je een stuk makkelijker gemaakt! Niet alleen iets noteren of tekenen maar ook de mogelijkheid om vaste vormen toe te voegen, iconen of afbeeldingen zorgt ervoor dat je al jouw ideeën kan uitwerken. Vanaf nu zijn er ook templates beschikbaar welke je kan gebruiken! Denk bijvoorbeeld aan het plakken van notities onder een  bepaald onderwerp om te brainstormen. Jij hoeft het wiel dus niet meer uit te vinden. Je kunt direct aan de gang met het delen van jouw ideeën. En ook handig: iedereen in de vergadering kan tegelijkertijd erin werken.

7. Inhoud delen van camera

Ook is het mogelijk om content op een andere manier te delen dan via je beeldscherm. Inhoud delen van camera geeft je de optie om een fysieke whiteboard te integreren in de online vergadering door middel van kunstmatige intelligentie (AI). Ook is het mogelijk om een document te delen via een camera of een livevideo realtime te delen.

Misschien heb je hem al voorbij zien komen toen je inhoud wilde delen met anderen. Ga naar inhoud delen en ga naar inhoud van camera. Je zult dan de drie opties krijgen. We leggen de eerste uit: Druk op Whiteboard en zorg ervoor dat je camera gericht staat op de whiteboard waarop jij straks gaat tekenen of schrijven. Je computer herkent de whiteboard als het goed is. Je kunt het ook zo instellen dat jij wordt vervaagd in de video zodat de focus echt op het bord is en niet op jou. Druk op delen. Nu kun je gaan schrijven op het bord en zodra de camera iets op het bord detecteert, zal hij het op de voorgrond zetten! Jij kunt vervolgens gewoon blijven schrijven en de andere deelnemers zien precies wat er op het bord staat.

Wil je nog meer tips?

Heb je niet genoeg aan deze zeven Microsoft Teams tips? Tijdens de inspiratiesessie over Microsoft Teams gaf Michel Bouman van Microsoft zelf ons nog meer handige tips. Kijk de inspiratiesessie hier terug.

Meer weten?