Ineens met je hele team thuiswerken. Of je het nu al regelmatig doet of niet, nu het moet én iedereen thuiswerkt loop je misschien toch tegen wat dingen aan. Want hoe zorg je dat je dag ook productief is? En hoe zorg je dat je ook makkelijk met elkaar kunt samenwerken? We verzamelden 5 tips uit de gesprekken met onze collega’s en klanten.

1. Creëer rituelen en structuur

Nu je thuiswerkt merk je dat de dag toch iets anders verloopt. Je hoeft niet op een bepaalde tijd in de auto te zitten. Van file is al helemaal geen sprake. En vang je tegelijkertijd je kinderen op, dan is het een uitdaging je werkdag van 9 tot 5 te laten duren. Creëer daarom structuur en regelmaat voor jezelf en je team. Sta op een vaste tijd op en plan je activiteiten op je dag. En plan met je team momenten om de week af trappen, taken te verdelen en resultaten te bespreken.

2. Focus op resultaat

Niets geeft meer rust dan duidelijk te hebben wat je wil bereiken op een dag. En wat je teamleden oppakken. Houd een dagelijkse stand-up met je team om te bespreken wat er die dag op het programma staat en wie wat doet. Gebruik een planningstool om alle activiteiten te verdelen en richt je op resultaten die je vandaag wil bereiken. Voorbeelden van tools om samenwerken te organiseren zijn Microsoft Planner (onderdeel van Microsoft Teams), Trello en Asana.

3. Garandeer bereikbaarheid

Terwijl iedereen thuiswerkt wil je wel bereikbaar blijven voor je klanten. Op kantoor heb je aan een half woord of een blik genoeg en neemt je collega die ene inkomende oproep aan. Nu je thuiswerkt maak je duidelijke afspraken met elkaar wie op welke tijdstippen doorgeschakelde gesprekken aanneemt. En stel je je telefooncentrale zo in, dat binnenkomende gesprekken worden verdeeld op volgorde of op basis van een eerlijke verdeling per persoon.

En hoe komen die gesprekken bij iedereen terecht? Denk aan het doorschakelen naar mobiel. Of gebruik een softphone op je mobiel, tablet of laptop om de belkosten via het bedrijf te laten verlopen.

4. Geef ruimte en vertrouwen

Thuiswerkers van voor de coronacrisis weten het al: als je thuiswerkt deel je je dag net wat flexibeler in. Tussen de bedrijven door even de kinderen naar de opvang brengen en later weer ophalen. En dan ’s avonds na het eten nog even een uur of twee wat werk verzetten. Nu ben je misschien ook wel genoodzaakt flexibel te plannen met de kids om je heen. Geef elkaar de ruimte en het vertrouwen dat ieder zijn dag indeelt zoals hem of haar dat het beste past. Ook dat is samenwerken. Zo lang je maar duidelijke afspraken maakt over de bereikbaarheid voor je klanten en de resultaten die je als team wil behalen.

5. Gebruik de juiste tools

Een klus klaar je het meest efficiënt met het juiste gereedschap. En dat geldt ook voor thuiswerken. Kies de juiste tools die passen bij jouw bedrijf en wat je wil bereiken. Op afstand vergaderen? Kies voor Microsoft Teams of Hosted VoIP om elkaar te kunnen zien en samen dezelfde presentatie of Excel-sheet te bekijken. Microsoft Teams is ook dé tool om op afstand aan hetzelfde document te werken en op de hoogte te blijven van voortgang.

Snel een urgent overleg organiseren? Gebruik een gratis vergadernummer om iedereen makkelijk en snel te laten inbellen.

En pak vooral niet voor alles je telefoon of mail. Kies je kanaal. Is het niet urgent, dan werkt een (slow)chat in Teams of Slack soms beter. Of stuur een Whatsappje.

Wil je advies over op afstand samenwerken?

Laat ons weten waarmee we jou kunnen helpen op het gebied van bereikbaarheid, thuiswerken en samenwerken. Dan doen wij er alles aan om te zorgen dat jouw organisatie zich kan richten op de belangrijkste prioriteiten.