5 Redenen om een Microsoft 365 back-up te maken

Microsoft mag dan wel de infrastructuur voor Office 365 hosten, maar dat betekent niet dat de verantwoordelijkheid van het maken van een back-up dan ook bij Microsoft zelf ligt. Als eigenaar van gegevens in de cloud is het jouw verplichting, niet die van Microsoft.

Het is een misvatting dat gegevens die opgeslagen zijn in de cloud, niet geback-upt hoeven te worden. Dat is niet waar.

Feit is dat bedrijven die Microsoft 365 gebruiken, een back-up van hun gegevens moeten maken. Er zijn tal van redenen waarom. Denk aan het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en het verminderen van het risico van gegevensverlies. We presenteren de volgende 5 redenen waarom je een back-up van Office 365 zou moeten maken:

Microsoft 365 verscheidenheid aan applicaties en datastructuren staan allemaal opgeslagen in de cloud. Maar waar? Waar zijn je gegevens precies? En waar vind je de gegevens precies als je deze gaat ophalen?

Volgens het Microsoft Trust Center: “Klantgegevens worden binnen een geselecteerd geografisch gebied gerepliceerd voor een grotere duurzaamheid van de gegevens. Voor het geval van een grote ramp in een datacenter, en in sommige gevallen worden ze niet buiten dat gebied gerepliceerd”. Veel mensen realiseren zich niet dat hun gegevens (Outlook-e-mails, OneDrive-documenten, SharePoint-bestanden, Teamgesprekken, enz.) kwijt kunnen raken.

De enige manier om een back-up te maken en alles te herstellen, is dus met een systeem dat is ontworpen om alles te vinden, op te slaan en te herstellen. Dit is geen gemakkelijke taak, en soms bijna onmogelijk te doen met de native Microsoft 365 back-up tools.

Hier is een echte ‘gotcha’. Outlook maakt geen back-up van e-mails ouder dan 30 dagen die uit de prullenbak zijn verwijderd.

Het gevaar van een beperkt opslagbeleid voor bestanden is dat eindgebruikers hun oude e-mails verwijderen om ruimte te besparen. Hierdoor vernietigen ze mogelijk records die nodig kunnen zijn voor naleving van wet- en regelgeving, mocht je bedrijf ooit worden gecontroleerd.

Als je organisatie zich in een gereguleerde sector bevindt, zoals de financiële sector , gezondheidszorg of de juridische sector, heb je mogelijk voorschriften en vereisten voor toegang tot gegevens. Deze gegevens kunnen veel verder gaan dan de gebruikelijke back-upmethoden. HIPPA, GDPR, Can-Spam en andere regelgeving vereisen vaak dat bedrijven een volledige en nauwkeurige administratie bijhouden van e-mail, bijlagen, bestanden en gerelateerde informatie gedurende vele jaren.

Omdat Microsoft 365-back-up een tijdelijke back-up is, is de naleving van deze voorschriften niet gegarandeerd met de out-of-the-box tools die bij Microsoft 365 worden geleverd. Microsoft 365 heeft wel een optionele back-up/archivering beschikbaar voor aankoop, maar dit is tegen hogere kosten en met een moeilijkere gebruikerservaring dan bij andere oplossingen.

Dataverlies is mogelijk in deze nieuwe wereld van hackers en gegevenshypevirussen. Veel bedrijven hebben te maken gehad met de WannaCry ransomware-aanval die hun bedrijf in de as legde. Volgens een recent artikel van CNN werden in 2017 alleen al door WannaCry meer dan 300.000 machines verwijderd. Maar er waren ook andere, net zo sinistere Ransomware-aanvallen die ernstige zakelijke stress veroorzaakten.

De enige manier om je bedrijf echt te beschermen tegen een ransomware-aanval is door volledige back-up en archivering van gegevens. Niets minder en je bedrijf loopt het risico ernstig te worden getroffen door het verlies van gegevens. Microsoft 365 bewaart geen volledige back-ups. Ook niet van archieven van al je gegevens die maanden en jaren teruggaan. Alleen een back-up- en archiveringstool die speciaal voor dit soort processen is gemaakt, handelt die taak eenvoudig en snel af.

Je moet je bedrijfscontinuïteit garanderen door een volledige en nauwkeurige registratie van uw gegevens. Een organisatie kan niet bestaan met de enorme hoeveelheden gegevens die het elke dag creëert, vastlegt, opslaat en gebruikt. De toegang tot die gegevens is een belangrijke functie van een volledige gegevensback-up- en archiveringsbeleid.

Databack-up en archivering is in zekere zin een goede verzekering tegen het risico van gegevensverlies voor je organisatie. De out-of-the-box tools die bij Microsoft 365 worden geleverd, moeten niet de enige manier zijn om ervoor te zorgen dat je organisatie over volledige dossiers beschikt in het geval van gegevensverlies.

Dat zijn dus de 5 belangrijkste redenen om een back-up te maken van Microsoft 365. Er zijn nog veel meer redenen. Maar deze redenen zijn duidelijk genoeg om aan te tonen dat je een Microsoft 365-back-upservice en -strategie nodig hebt die veel verder gaat dan wat Microsoft 365 biedt.

Hallo biedt een toonaangevende Microsoft 365 Back-up en Archivering oplossing. Onze Microsoft 365 Back-up en Archivering bevat veel functies die speciaal zijn ontworpen om snel, eenvoudig en veilig back-ups te maken. In combinatie met een firewall ben je veiliger.

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.