Heb jij er ook één? Een mailbox die je deelt met een collega? Of met meerdere collega’s? Om ruis en ergernis te voorkomen, is het erg belangrijk om onderling goede afspraken te maken over hoe de mailbox te beheren en te voorkomen dat er berichten worden vergeten of onbeantwoord blijven.
Samenwerken in één mailbox
Dit bereik je door onderscheid maken tussen de berichten. De belangrijkste aspecten hierin zijn:
- eigenaarschap (wie gaat hiermee aan de slag?) en
- voortgang (wat is de status?)
Er zijn verschillende manieren mogelijk om het onderscheid te maken binnen je mailbox, maar waar je ook voor kiest: het moet voor alle gebruikers duidelijk zijn hoe je ermee moet werken en dat de afspraken consequent toegepast moeten worden.
1. Kleurgebruik in Outlook
- Je kunt er voor kiezen om een teamlid een kleur te geven. Als voorbeeld nemen we Manon en zij krijgt de kleur blauw, dus is Manon verantwoordelijk voor alle blauwe items in de mailbox.
- Je kunt er ook voor kiezen om per stap in het proces dat elke mail doorloopt een kleur te geven;
Bijvoorbeeld:
– als een aanvraag is in het systeem gezet krijgt deze de kleur geel.
– Nog niet goedgekeurd wordt oranje enzovoorts.
Maak de indeling niet té gedetailleerd; jij (maar ook je collega’s) moet het schema bij voorkeur uit je hoofd weten en snel kunnen toepassen. Omdat een kleur niet zo veel zegt, kun je misschien het beste meteen een naam toevoegen aan de categorie (bijvoorbeeld blauw: Manon | to-do).
Het toewijzen van een kleur aan een e-mail kun je handmatig per mail doen, gelijk als je de mails doorneemt. Voordeel van een kleurenindeling is dat je in één oogopslag helder hebt wat ermee moet gebeuren; er is een diagnose gesteld over die mail.
Kijkend naar je inbox, kun je in plaats van de standaardsortering op datum (zie afbeelding hieronder) ook rangschikken op categorieën én meteen groeperen. Vervolgens vouw je alle groepen samen door met je rechtermuisknop op het driehoekje van een willekeurige groep te klikken en te kiezen voor ‘alles samenvouwen’. Zo kun je gerichter in blokken werken en hetzelfde type e-mail in bulk afhandelen.
2. Mappenindeling in Outlook
Nog slimmer is om – als dat enigszins mogelijk is – regels in te stellen. Hiermee krijgen specifieke mails al bij binnenkomst een kleur. Bijvoorbeeld een mail welke van een bepaalde persoon of afdeling afkomstig is.
Een dergelijke mappenindeling kun je maken op basis van de inhoud van een proces, of op de naam van de medewerker, of beide: dan krijg je mappen zoals ‘Manon – lezen’, ‘Manon – actie’ en ‘Manon – afgehandeld’. Voordeel hiervan is dat het werk snel overdraagbaar is bij ziekte of afwezigheid.
Het zoeken naar waar een bepaalde mail zit kan wel iets lastiger worden, omdat voor elke medewerker een bepaalde map moet worden doorzocht, bijvoorbeeld ieders actiemap. Bij één verzamelmap ‘Actie’ gaat dat iets makkelijker.
3. Berichtinhoud bewerken
Het is mogelijk om de onderwerpregel of de inhoud van een mail te bewerken. In die regel kun je bijvoorbeeld als eerste de initialen noteren van de persoon die de mail afhandelt. Met sorteren van de mails op onderwerpregel, in plaats van op datum, zie je in één oogopslag welke mails jouw initialen hebben en dus aan jou zijn toegewezen.
Het nadeel aan deze optie is dat Outlook niet meer herkent dat de mailtjes bij één ‘discussie’ horen. Vind je het prettig om je berichten op deze manier te groeperen (inhoudelijk bij elkaar te houden), dan is deze optie minder geschikt.
Het bewerken van de bodytekst van een mail kan ook. Bij voorkeur boven in de tekst en duidelijk herkenbaar als ‘later toegevoegd door iemand anders’, zodat zichtbaar is dat die tekst niet bij de inhoud van de mail hoort. Dit kan ook nuttig zijn om lange mails aan je eigen manager voor hem of haar te duiden, zoals ‘Ze vragen of je langs kunt komen, maar je bent op vakantie die week. Heb afgezegd namens jou.’
4. Extra kolommen in je mailbox
Een minder vaak gebruikte manier is om aan de indeling van je mailbox nieuwe kolommen toe te voegen. Met deze specifieke functie kun je vinkjes zetten of notities toevoegen. Welke bruikbaarder zijn, hangt af van jouw persoonlijke voorkeur en het werkproces binnen jouw team. Is er alleen maar een ja of nee-keuze nodig, dan zijn de vinkjes prima. Is er meer informatie nodig, dan is een notitieveld wellicht handiger.
5. Voortgang monitoren in Outlook
Wil je monitoren of mails zijn afgehandeld en acties zijn opgevolgd, dan is het slim om met codes te werken in mailteksten. Zo kun je bijvoorbeeld de regel aanmaken: als onderaan een e-mail [AFG] wordt gezet, dan gaat er een kopie naar de map Afgehandeld. Je stelt dan een regel in voor berichten die je zelf verzendt. In dit geval is het slim om meerdere handtekeningen te maken, waarin deze code in heel kleine letters wordt opgenomen. Snel schakelen tussen handtekeningen doe je vervolgens met een rechtermuisklik op je handtekening.
Bron: Microsoft, managementsupport
Meer weten?
- Vraag advies aan onze experts
hallo, online werkplek
Altijd en overal kunnen werken. Waar je ook bent. Onderweg, thuis én op de zaak. Voor al je medewerkers. Die daarbij stuk voor stuk beschikken over hun eigen online werkplek. Met alle bedrijfsdata, bestanden, processen en programma’s binnen handbereik op computer, laptop of tablet.