12 Redenen om te kiezen voor een Microsoft 365 back-up

Gegevens kunnen per ongeluk worden verwijderd of verloren gaan door technische storingen. Een back-up zorgt ervoor dat je deze gegevens kunt herstellen. Stel je hebt een belangrijk document opgeslagen in Microsoft 365. Per ongeluk verwijdert een collega dit document, en het lijkt alsof het voorgoed verloren is. Gelukkig heeft je bedrijf een back-up. Dankzij deze back-up kun je eenvoudig het document herstellen vanuit de back-up, waardoor je geen kostbare tijd en informatie verliest.

Cyberaanvallen kunnen je gegevens beschadigen of versleutelen. Met een back-up kun je je gegevens herstellen naar een moment vóór de aanval. Stel je voor dat je werkt bij een bedrijf en op een dag merk je dat je geen toegang meer hebt tot belangrijke bestanden. Het blijkt dat je bedrijf slachtoffer is geworden van een ransomware-aanval. De aanvallers hebben alle bestanden op je computer versleuteld en eisen losgeld om de gegevens vrij te geven. Dit betekent dat je geen toegang meer hebt tot belangrijke klantprojecten, financiële gegevens en andere cruciale bestanden.

Gelukkig heeft je bedrijf een robuust back-up systeem. De IT-afdeling kan de versleutelde bestanden verwijderen en de gegevens herstellen vanuit de back-up naar een moment vóór de aanval. Hierdoor kan je bedrijf snel weer operationeel zijn zonder losgeld te betalen en zonder verlies van belangrijke gegevens. Dit voorbeeld illustreert hoe essentieel een goede back-up strategie is voor bescherming tegen malware en ransomware-aanvallen.

Veel sectoren hebben strikte eisen voor gegevensbewaring en -bescherming. Een back-up helpt je te voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. Stel je voor dat je werkt bij een financieel adviesbureau. Volgens de wet moet je bepaalde financiële documenten en klantgegevens zeven jaar bewaren voor belastingdoeleinden en audits. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat deze gegevens altijd beschikbaar zijn, zelfs als er iets misgaat met je primaire opslag.

Op een dag crasht de server waarop deze gegevens zijn opgeslagen. Zonder een back-up zou je niet alleen belangrijke gegevens verliezen, maar ook in overtreding zijn van de wettelijke bewaarplicht. Gelukkig heeft je bedrijf een back-upstrategie. De IT-afdeling kan de gegevens snel herstellen vanuit de back-up, waardoor je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en mogelijke boetes of juridische problemen vermijdt.

Medewerkers kunnen per ongeluk of opzettelijk gegevens verwijderen. Een back-up biedt een extra laag bescherming tegen dergelijke interne risico’s. Stel je voor dat je werkt bij een groot bedrijf en een collega heeft per ongeluk een belangrijke map met klantgegevens verwijderd. Deze map bevat essentiële informatie die dagelijks wordt gebruikt door het verkoopteam. Zonder een back-up zou deze fout ernstige gevolgen kunnen hebben voor de bedrijfsvoering en klantrelaties. Gelukkig heeft je bedrijf een back-up. De IT-afdeling kan de verwijderde map snel herstellen vanuit de back-up, waardoor de gegevens weer beschikbaar zijn en de impact van de fout wordt geminimaliseerd. Dit voorkomt niet alleen operationele verstoringen, maar beschermt ook de integriteit van de klantgegevens.

Microsoft biedt slechts een beperkte retentieperiode voor verwijderde items. Na deze periode zijn de gegevens definitief verloren. Stel je voor dat je werkt bij een advocatenkantoor en je hebt belangrijke juridische documenten opgeslagen in Microsoft 365. Een collega verwijdert per ongeluk een cruciaal document. Microsoft 365 plaatst dit document in de prullenbak, waar het 30 dagen blijft voordat het definitief wordt verwijderd. Omdat je bedrijf geen back-up heeft, wordt het document na 30 dagen permanent verwijderd en is het niet meer te herstellen. Dit kan ernstige gevolgen hebben, zoals het missen van belangrijke deadlines of het niet kunnen voldoen aan juridische verplichtingen.

Bij calamiteiten zoals natuurrampen of technische storingen, zorgt een back-up ervoor dat je snel weer operationeel kunt zijn. Stel je voor dat je werkt bij een bedrijf dat gevestigd is in een gebied dat gevoelig is voor overstromingen. Op een dag treft een zware storm het gebied, waardoor het kantoor onder water komt te staan en de servers beschadigd raken. Zonder een back-up zou dit een ramp betekenen voor de bedrijfsvoering, omdat alle belangrijke gegevens verloren zouden gaan. Gelukkig heeft je bedrijf een uitgebreide back-upstrategie. De IT-afdeling kan de gegevens herstellen vanuit de back-up die op een veilige, externe locatie is opgeslagen. Hierdoor kan het bedrijf snel weer operationeel zijn, zelfs terwijl de fysieke locatie wordt hersteld. Dit minimaliseert de downtime en zorgt ervoor dat de bedrijfsprocessen zo snel mogelijk weer normaal kunnen verlopen.

Microsoft werkt volgens het principe van gedeelde verantwoordelijkheid. Dit betekent dat jij als gebruiker verantwoordelijk bent voor de bescherming en back-up van je eigen gegevens. Stel je voor dat je werkt bij een klein marketingbureau. Jullie gebruiken Microsoft 365 voor het opslaan van klantgegevens, projectplannen en andere belangrijke documenten. Op een dag crasht de laptop van een van je collega’s, en alle gegevens op die laptop zijn verloren. Omdat jullie dachten dat Microsoft automatisch voor alle back-ups zorgde, hebben jullie zelf geen extra maatregelen genomen. Helaas blijkt dat Microsoft wel de infrastructuur beheert, maar dat het maken van back-ups van je eigen gegevens jouw verantwoordelijkheid is. Zonder een eigen back-upstrategie zijn de verloren gegevens niet te herstellen, wat kan leiden tot vertragingen in projecten en verlies van klantvertrouwen.

Bij een storing of gegevensverlies kan een back-up helpen om snel weer operationeel te zijn, waardoor de downtime tot een minimum wordt beperkt. Stel je voor dat je werkt bij een e-commerce bedrijf. Op een drukke dag, net voor een grote verkoopactie, crasht de server waarop de website draait. Dit betekent dat klanten geen aankopen kunnen doen en je bedrijf inkomsten misloopt. Zonder een back-up zou het herstellen van de server en het opnieuw opbouwen van de website uren of zelfs dagen kunnen duren. Gelukkig heeft je bedrijf een back-upstrategie. De IT-afdeling kan de website snel herstellen vanuit de meest recente back-up, waardoor de downtime tot een minimum wordt beperkt. Binnen enkele minuten is de website weer online en kunnen klanten hun aankopen hervatten. Dit voorkomt niet alleen verlies van inkomsten, maar beschermt ook de reputatie van je bedrijf.

Gegevens kunnen verspreid zijn over verschillende locaties en applicaties binnen Microsoft 365. Een back-up zorgt ervoor dat al deze gegevens centraal worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn. Stel je voor dat je werkt bij een internationaal bedrijf met kantoren in verschillende landen. Jullie gebruiken Microsoft 365 voor e-mail, documenten, en samenwerkingstools zoals Teams en SharePoint. Gegevens zijn verspreid over verschillende locaties en applicaties, wat het lastig maakt om een volledig overzicht te behouden. Op een dag moet je een belangrijk rapport samenstellen dat informatie uit verschillende bronnen binnen Microsoft 365 vereist. Zonder een centrale back-up zou je veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen van gegevens uit verschillende applicaties en locaties. Gelukkig heeft je bedrijf een back-upstrategie waarbij alle gegevens centraal worden opgeslagen. Hierdoor kun je eenvoudig toegang krijgen tot alle benodigde informatie vanuit één centrale back-up, wat het samenstellen van het rapport veel efficiënter maakt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je geen belangrijke gegevens mist.

Het verlies van belangrijke gegevens kan ernstige gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering, zoals verlies van klantvertrouwen en financiële schade. Een back-up helpt deze risico’s te beperken. Stel je voor dat je werkt bij een grafisch ontwerpbureau. Op een dag crasht de harde schijf waarop alle lopende projecten zijn opgeslagen. Zonder een back-up zouden de ontwerpers al hun werk verliezen en opnieuw moeten beginnen. Dit zou niet alleen leiden tot uren, zo niet dagen, van verloren werk, maar ook tot gemiste deadlines en ontevreden klanten. Gelukkig heeft je bedrijf een back-upstrategie. De IT-afdeling kan de verloren gegevens snel herstellen vanuit de back-up, waardoor de ontwerpers hun werk kunnen hervatten zonder al te veel vertraging. Dit voorkomt niet alleen financiële schade door gemiste deadlines, maar helpt ook het vertrouwen van de klanten te behouden.

Hoewel Microsoft robuuste infrastructuur biedt, kunnen hardwarestoringen nog steeds voorkomen. Een back-up zorgt ervoor dat je gegevens veilig zijn, zelfs bij hardwareproblemen. Stel je voor dat je werkt bij een architectenbureau. Jullie gebruiken Microsoft 365 om bouwplannen, klantgegevens en projectdocumenten op te slaan. Op een dag faalt de harde schijf van de server waarop deze gegevens zijn opgeslagen. Zonder een back-up zouden al deze cruciale gegevens verloren gaan, wat zou leiden tot vertragingen in projecten en mogelijk verlies van klanten. Gelukkig heeft je bedrijf een back-upstrategie. De IT-afdeling kan de gegevens snel herstellen vanuit de back-up, waardoor de impact van de hardwarestoring minimaal is. Dit betekent dat de architecten hun werk kunnen hervatten zonder grote onderbrekingen, en de projecten kunnen doorgaan zoals gepland.

Met een eigen back-upoplossing heb je meer controle over hoe en wanneer je gegevens worden geback-upt en hersteld, wat zorgt voor meer flexibiliteit en gemoedsrust. Stel je voor dat je werkt bij een softwareontwikkelingsbedrijf. Jullie hebben een eigen back-upoplossing geïmplementeerd die dagelijks automatische back-ups maakt van alle projectbestanden en databases. Op een dag ontdekt een ontwikkelaar een kritieke fout in de code die een week geleden is geïntroduceerd. Zonder een goede back-up zou het herstellen van de fout veel tijd en moeite kosten, omdat je handmatig door alle wijzigingen van de afgelopen week zou moeten gaan. Dankzij jullie eigen back-upoplossing kunnen jullie eenvoudig de back-up van een week geleden herstellen, voordat de fout werd geïntroduceerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat het team snel weer verder kan met een stabiele versie van de code. Bovendien geeft het de ontwikkelaars gemoedsrust, wetende dat ze altijd kunnen terugvallen op een recente back-up als er iets misgaat.

Het is een misvatting dat gegevens in de cloud geen back-up nodig hebben. Hoewel Microsoft de infrastructuur van Microsoft 365 beheert, ligt de verantwoordelijkheid voor het maken van back-ups van jouw gegevens bij jou als gebruiker. Zonder een eigen back-up loop je het risico op gegevensverlies door onopzettelijke verwijdering, cyberaanvallen, hardwarestoringen en andere calamiteiten. Bovendien helpt een back-up je te voldoen aan wettelijke verplichtingen en biedt het gemoedsrust door de controle en flexibiliteit die het biedt. Door te kiezen voor een Microsoft 365 back-up, bescherm je niet alleen je gegevens, maar ook de continuïteit en integriteit van je bedrijfsvoering. Wacht niet tot het te laat is; zorg ervoor dat je vandaag nog een back-up implementeert!

Bel ons voor een vrijblijvend oriënterend gesprek. Je kunt ons bereiken via 088 25 50 100. Word je liever gebeld? Dat kan ook. Vul hier het formulier in om een afspraak te maken. Dan bellen wij jou wanneer het jou uitkomt.