Full-time thuiswerken is de nieuwe norm in veel organisaties. We missen face-to-face meetings maar raken ook gewend aan deze nieuwe manier van samenwerken en communiceren. Maar hoe neem je dit een stap verder en zorg je dat online samenwerken een vertrouwd en nog productiever onderdeel van je organisatie is?  

Dat we elkaar graag zien als we elkaar spreken blijkt wel uit de remote work cijfers van Microsoft: video bellen wordt nu 2 keer zo vaak gebruikt als voorheen. Nederland staat zelfs in de top met maar liefst 61% van vergaderingen die met video worden gedaan.

Thuiswerken productiviteit vergroten

Maar waarom hebben wij video nodig als we thuiswerken?

Veel organisaties werken nog steeds voornamelijk met telefoon, emails en berichten. Deze vormen van communicatie zijn echter niet voldoende om emoties tussen collega’s te delen. En dat is tijdens het thuiswerken een hindernis voor productiviteit op de langere termijn.

Door video vergaderingen kunnen we de ander zien en gezien worden wat ten goede komt aan het ontwikkelen van een sterkere relatie met collega’s (net als op kantoor eigenlijk). Project vergaderingen met video zijn makkelijker om de non-verbale communicatie te begrijpen. Bovendien onthouden we informatie beter als we de ander kunnen zien. Het scherm delen is dan ook mogelijk, waardoor informatie en processen makkelijker getoond kunnen worden.

Gemak dient de mens

Project teams zullen geen video gebruiken als deze niet makkelijk in gebruik zijn. Snel grijp je weer naar email of telefoon. Het starten van een video vergadering moet met één klik realiseerbaar zijn. Als hierbij ook nog eens toegang is tot alle informatie, updates en notities rondom die vergadering (dus in een communicatieplatform) dan is de adoptie nog makkelijker. Ander voordeel is dat er op deze manier geen informatie verloren gaat, alles is up to date, veilig en toegankelijk voor alle team medewerkers. En dat betekent verhoogde productiviteit tijdens het thuiswerken.

Microsoft Teams als gecentraliseerde hub voor effectief teamwerk.

Microsoft Teams is een handig platform voor productief teamwerk. Alle informatie is altijd up to date in het desbetreffende team kanaal en iedereen heeft toegang tot de laatste versie, waar en wanneer dan ook (dus niet meer zoeken in de emails naar allerlei bestanden en versies). Beslissingen gaan sneller als je ook snel toegang hebt tot de laatste informatie. Actiepunten kunnen zo opgezet worden in het team, met datum en naam zodat het overzicht blijft. Een (video) vergadering is met één klik opgezet. Geen onbelangrijk punt, het is een veilige manier voor bedrijfsdata en kan vanaf elk apparaat plaatsvinden waardoor je team flexibel kan blijven en slimmer kan samenwerken en dus ook thuiswerken.