Soms doet zich een situatie voor waar je onderneming de gebruikelijke operaties even opzij moet zetten om met een noodgeval om te kunnen gaan. Voorbeelden zijn natuurrampen, stroomstoring, brand, financiële problemen of andere calamiteiten. Het updaten van je zakelijke telefoonsysteem is dan misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar toch is dit belangrijk om klanten en aandeelhouders te laten weten dat de zaken even anders zullen lopen.

Van doorverbonden telefoontjes tot het wijzigen van je openingstijden: dit telefoonnoodplan legt zes manieren uit waarop je bellers in een noodgeval van informatie kunt voorzien.

1. Spreek een toelichting in

De beste manier om bellers te informeren, is door een statement in te spreken dat automatisch afgespeeld wordt wanneer iemand de hoofdtelefoon belt. Laat weten dat je een tijdje niet beschikbaar bent, en geef alternatieve manieren om de onderneming te bereiken. Je kunt ook een persoonlijk nummer geven voor noodgevallen.

Als je eerdere bericht openingstijden bevatte, kun je die vervangen, of de hele optie uit je menu verwijderen.

2. Maak een noodnummer aan

Hoewel een onverwacht probleem je gebruikelijke bedrijfsoperaties kan verstoren, is het nog steeds nuttig als klanten of andere belangrijke contacten je nog wel kunnen bereiken. Een goede manier om zeker te weten dat urgente telefoontjes nog steeds beantwoord worden, is door een groep doorverwijzingen te creëren die doorlopen worden voor de beller de voicemail bereikt.

Je kunt bijvoorbeeld een groep maken voor de telefoons van vier medeoprichters, die tegelijkertijd overgaan in een dergelijk geval. Ook een persoonlijke strategie is mogelijk, waarbij eerst de kantoortelefoon overgaat, dan de huistelefoon, en dan je mobiele telefoon, voordat de beller uiteindelijk naar de voicemail doorverwezen wordt.

3. Stel een doorverwijzing in

Wanneer je door een telefoon noodgeval tijdelijk onbereikbaar of vaak buiten kantoor bent, is het een goed idee om je doorverwijzingsinstellingen te wijzigen. Je kunt alle inkomende oproepen bijvoorbeeld direct naar de voicemail doorverwijzen, zonder dat de telefoon eerst over hoeft te gaan. Dit kun je doen door de telefoon in “Niet storen”-modus te zetten, waarbij je voicemail automatisch ingesteld moet zijn als eindpunt wanneer er niet opgenomen wordt.

4. Pas je persoonlijke voicemailbegroeting aan

Omdat de meeste telefoontjes nu in je voicemail terechtkomen, is het een goed idee om je begroeting daar te wijzigen. Zo herinner je bellers er bijvoorbeeld aan dat ze je op een andere manier kunnen bereiken. Dit via mail, bijvoorbeeld – of dat ze even kunnen wachten voor ze opnieuw proberen om je te bereiken. Geef bij voorkeur ook even aan wat de huidige stand van zaken is, gevolgd door je gebruikelijke bericht. Voor ideeën kun je ook even bij onze voorbeeldscripts voor voicemailberichten kijken.

Het is mogelijk om voor iedere medewerker een persoonlijk voicemailbericht aan te maken. Wanneer er meer mensen onbereikbaar zijn, is het verstandig om hier bij het telefoonnoodplan rekening mee te houden.

5. Schakel voicemail naar email in

Dit is essentieel voor jou telefoonnoodplan. Deze functie is handig wanneer je veel telefoontjes verwacht, maar niet in de gelegenheid bent om ze te beantwoorden zodra ze binnenkomen. Met een voicemail naar email-functie kun je notificaties van alle voicemailberichten ontvangen, met de mogelijkheid om ze later af te luisteren. Je kunt daarbij uit verschillende opties kiezen:

  1. Email: je ontvangt alleen een herinnering dat er een bericht in is gesproken (zonder verdere bijlages)
  2. Mail met .wav-bijlage: je ontvangt een notificatie van je nieuwe voicemailbericht, met het bericht zelf bijgevoegd in de vorm van een .wav-bestand.
  3. Email met verwijderde .wav-bijlage: je ontvangt een notificatie dat je een nieuw voicemailbericht hebt, met het bericht zelf bijgevoegd als een .wav-bestand. De opname wordt intussen ook direct verwijderd uit het geheugen van de voicemail.

6. Wijzig de openingstijden

Als je noodsituatie alleen bepaalde operaties van het bedrijf verstoord, of als het betekent dat je simpelweg je openingstijden wijzigt, dan is het van belang dat je ook de regels voor openingstijden op je telefoon verandert. Deze functie bepaalt wanneer bellers een persoon aan de andere kant van de lijn kunnen bereiken en wanneer ze in plaats daarvan doorgestuurd worden naar een spraakbericht of een voicemail.

Wees voorbereid met een telefoonnoodplan

Het is de moeite waard om een paar minuten aan een telefoonnoodplan voor het bedrijf te besteden wanneer de omstandigheden plotseling veranderen. Met een paar simpele stappen hou je bellers op een professionele en beleefde manier op de hoogte van de stand van zaken bij de organisatie. Dat bespaart je niet alleen tijd, omdat minder urgente telefoontjes niet doorkomen; het vermindert ook het aantal onnodige voicemails van bellers die niet geïnformeerd zijn. Dit bespaart je tijdens én na de noodsituatie kostbare tijd!