4 oktober 2016 – Terwijl de grote telecombedrijven het destijds nog niet aandurfden, besloot de Beurs van Berlage met hallo, de sprong te wagen en over te stappen van traditionele telefonie naar Hosted VoIP.

De Beurs van Berlage – de voormalige koopmansbeurs van Amsterdam – is één van de beeldbepalende rijksmonumenten van de hoofdstad. Tegenwoordig behoort de Beurs van Berlage met zo’n 4000 m2 en meer dan 20 zalen tot de mooiste congresgebouwen van Europa. Congressen, feesten, vergaderingen, concerten en tentoonstellingen maken nu de dienst uit. De Beurs van Berlage organiseert zo’n 400 bijeenkomsten en evenementen per jaar.

Het belang van persoonlijk contact
Vrijwel alle boekingen bij de Beurs verlopen telefonisch. Ook als er een e-mail ontvangen wordt voor informatie of een reservering, wordt deze nagebeld. Persoonlijk contact met de gast is belangrijk voor de juiste invulling van een bijeenkomst. Zo voorkom je misverstanden. Voor de gast hangt er vaak veel af van het te organiseren evenement. De telefonische bereikbaarheid is daarom van levensbelang voor de Beurs van Berlage.

Gewaagde stap
De oude telefooncentrale was aan vervanging toe. Omdat dit kostbaar is besloot Dick van Voorst, Hoofd Beheer Gebouw, alvorens te investeren eerst zijn horizon te verbreden. Zo kwam hij op de mogelijkheid van Hosted VoIP. “De grote Telecom bedrijven wilden het echter niet leveren vanwege gebrek aan know how”, aldus Van Voorst. Via via werd hallo, als potentiële partner aanbevolen. “En hallo, kon het wel aan. Wij zijn daarom met hen in zee gegaan, want wie niet waagt, die niet wint.”

hallo, levert aan de Beurs internet en telefonie over één IP-lijn. “Wij dacht dat dit een inbreuk zou zijn op de snelheid van onze website, maar dit is absoluut niet het geval. Telefonie en internet staan los van elkaar.” Licht Van Voorst toe. “Bovendien is er voldoende reserve voor uitbreiding; hebben wij geen hoge investeringskosten en geen bakbeest van een centrale die ook weer stroom nodig heeft. Intern bellen we gratis en dat doen we heel veel.”

Keuzemenu, kassa en koffie
Tijdens kantooruren kom je als beller in een keuzemenu waarmee je naar de juiste medewerker geleid wordt. Hierdoor is de Beurs in staat de beller snel en efficiënt te woord te staan. Er zijn 3 opties: verhuur en catering, het café en als derde de receptie. Het café is overigens langer geopend  dan de andere twee opties. Het enige nadeel van dit keuzemenu is dat je hier als medewerker van buitenaf ook doorheen moet, tenzij je natuurlijk het directe nummer van je collega uit je hoofd kent. De kassa voor concerten heeft een apart nummer dat alleen vanaf 3 uur voor aanvang van concerten bereikbaar is. Op andere momenten wordt je verbonden met een voicemail boodschap.

Na kantooruren is het systeem aangesloten op een voicemail waar een boodschap achtergelaten kan worden. Deze berichten worden de eerstvolgende kantoordag nagebeld. De voicemail berichten worden regelmatig aangepast, bijvoorbeeld in verband met feestdagen. “Het wijzigen van breichten is heel eenvoudig,” verteld Gerjan Groenewoud, Assistent Beheer Gebouw, die het dagelijkse beheer over het systeem heeft. “Teksten kun je digitaal bij hallo, aanleveren en het is geregeld. Daar heb ik verder geen omkijken naar. Ook als er iets defect is, en dat is meestal niet de schuld van hallo, dan wordt het direct opgelost. Een kwestie van één telefoontje.” De lijnen zijn kort en daarover zijn de heren van de Beurs van Berlage zeer tevreden.

5 voordelen van een VoIP CRM integratie
hallo, in top 10 grootste Hosted VoIP leveranciers van Nederland
6 redenen waarom jouw zakelijke telefooncentrale faalt